ASSISTENT*IN GESCHÄFTSFELDLEITUNG (IWM-2021-50)

Das Fraunhofer-Institut für Werkstoffmechanik IWM ist mit rund 300 Mitarbeitenden eines der führenden Institute in Europa zur Simulation von Werkstoffen und zur Beschreibung ihres mechanischen Verhaltens. Seit 50 Jahren entstehen hier Lösungen für den funktionalen Werkstoffeinsatz und zuverlässige, leistungsfähige Bauteile.

Als Assistent*in unterstützen Sie den Leiter des Geschäftsfeldes Fertigungsprozesse in der täglichen Organisation sowie der Priorisierung seiner Aufgaben und übernehmen eigenständige Assistenzaufgaben sowie die Veranstaltungsorganisation.

Ihre Aufgaben:

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  Sie organisieren das Geschäftsfeldsekretariat und unterstützen den Leiter und die internationalen Mitarbeitenden bei der Erledigung von administrativen Aufgaben (z.B. Telefonanrufe, Schrift- und E-Mailverkehr in Deutsch und Englisch, Terminorganisation und Reisebuchungen).
• Sie sind verantwortlich für die Organisation, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen und Veranstaltungen und erstellen dafür Protokolle, Reports, Präsentationen und andere Dokumente.
• Sie repräsentieren das Geschäftsfeld nach innen und außen durch die Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Projekttreffen einschließlich der Budgetverwaltung.
• Sie überwachen die Arbeitsabläufe nach unserem QM-System (von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Projekteinrichtung und die anschließende Überwachung der Liefertermine).
• Sie unterstützen die Projektleiter*innen bei der Abwicklung von administrativen Arbeiten und übernehmen eigenständig projektspezifische Aufgaben (z.B. Nachverfolgung von Deadlines und anschließende Erledigungskontrolle, Erstellung von Dokumenten, Probenversand, Verwaltung von Kommunikationsschnittstellen)

Was Sie mitbringen

• Eine sehr gut abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare, durch einschlägige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
• Sie konnten in einer vergleichbaren Position bereits erste Erfahrung sammeln.
• Sie verfügen über gute Kenntnisse im Umgang mit den einschlägigen MS Office- Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Sie arbeiten gerne im Team, sind es gewohnt, sich und Ihre Arbeit selbstständig zu strukturieren und behalten auch in komplexen Projekten stets den Überblick.
• Sie überzeugen durch Ihr freundliches Auftreten und Ihre stets lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch (C2) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

Was Sie erwarten können

• ein abwechslungsreiches, teamorientiertes und internationales Arbeitsumfeld in einem innovativen Forschungsinstitut mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug
• intensive Einarbeitung und teamorientiertes Arbeiten in einem kollegialen Umfeld
• flexible Arbeitszeiten gewährleisten die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• die Möglichkeit von zu Hause aus an einzelnen Tagen mobil zu arbeiten
• Fitness-Angebote (z. B. Hansefit)