Sekretariatskraft, Vorzimmer der Fachbereichsleitung

Mönchengladbach ist mit rund 270.000 Einwohnern die wachsende Großstadt am linken Niederrhein. Ihr Charakter ist geprägt durch urbanes Flair in grüner Umgebung - nicht umsonst nennt man die Stadt mit ihren zahlreichen Parks und Grünanlagen auch "Großstadt im Grünen". Mönchengladbach ist Hochschulstandort, verfügt über eine vielfältige Schullandschaft und ein breit gefächertes kulturelles Leben.

Die Stadt Mönchengladbach sucht für den Fachbereich Straßenbau und Verkehrstechnik zum frühestmöglichen Termin eine

Sekretariatskraft, Vorzimmer der Fachbereichsleitung

Ihre Aufgaben und Verantwortung:

• Sekretariatsdienst mit allen dazugehörigen Assistenztätigkeiten, u.a.:
  • Posteingang /-ausgangsbearbeitung inkl. Führen des Fristenbuchs, Empfang von Besuch, Protokolldienst,
  • Verwaltung und Pflege der Zeiterfassung im System Time sowie Durchführung der auf das Vorzimmer entfallenen Buchungen des Fachbereiches,
  • Verwalten des Zentralen E-Mail-Postfachs,
  • Erstellung von Beratungsvorlagen in Session (nach Vorlage) und Projektlistenpflege in SharePoint,
  • Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Besprechungen einschließlich das Erstellen von Gesprächsprotokollen für die Fachbereichsleitung.
• Zentrale telefonische Kundensteuerung - Annahme und Vermittlung von Anrufen sowie Erteilung erster Auskünfte zu fachbereichsbezogenen Aufgaben und Zuständigkeiten
• Mitarbeit bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben (u.a. Mitarbeit in Haushalts- Kassen- und Rechnungsangelegenheiten, Recherchearbeiten im Zusammenhang mit der Erstellung von Vorlagen und Berichten, Erstellen von Präsentationen, Grafiken und Statistiken nach Vorgabe, Zentrale Berichts- und Vermerkablage.)

Ihr Profil:

Sie verfügen über

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss wie Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Notarfachangestellte*r oder geprüfte*r Sekretär*in,
• mehrjährige Berufserfahrung als Sekretariatskraft
• vertiefte Kenntnisse der MS-Office Produkte (Word, Excel, Outlook)
• eine stark ausgeprägte Verantwortungsbereitschaft sowie eine hohe Belastbarkeit
• eine ausgezeichnete Beratungs- und Sozialkompetenz verbunden mit starken Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten

Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise folgendes mit:

• einschlägige Vorkenntnisse und Erfahrungen in der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen
• Erfahrung im Umgang mit technischen Geräten wie Notebook, Tablet, Beamer, u.a.
• Kenntnisse in den Softwareprodukten Session, SharePoint, KoMa und SAP

Wir bieten Ihnen:

• berufliche Sicherheit durch einen unbefristeten Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst
• eine nach Entgeltgruppe E 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst für den Bereich Verwaltung (TVöD-V) ausgewiesene Stelle; Die Eingruppierung erfolgt entsprechend der persönlichen Voraussetzungen unter Beachtung der tariflichen Bestimmungen zur Ausbildungs- und Prüfungspflicht.
• eine regelmäßige Arbeitszeit im Rahmen eines flexiblen, familienfreundlichen Gleitzeitsystems von 39 Wochenstunden; Die Stelle ist grundsätzlich teilbar, soweit es der Dienstbetrieb zulässt.
• einen Einsatz innerhalb der Stadt Mönchengladbach, derzeit im Rathaus Rheydt
• Beiträge zu einer zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenversorgung des öffentlichen Dienstes bei Beschäftigten
• eine Förderung von arbeitsplatz- und personenbezogener Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten
• die Vermittlung eines vergünstigten Tickets zur Nutzung von Bus und Bahn im Verkehrsverbund Rhein-Ruhr

Hinweise:
Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind Bestandteile der gelebten Personalpolitik der Stadtverwaltung Mönchengladbach. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Als Ansprechpartner steht Ihnen für fachliche Fragen Herr Gauch (Tel. 02161 25-9070) im Fachbereich Straßenbau und Verkehrstechnik zur Verfügung. Alle sonstigen Fragen beantwortet Ihnen im Fachbereich Personalmanagement gerne Herr Starck (Tel. 02161 25-3037).

Weitere Informationen zum Fachbereich Straßenbau und Verkehrstechnik finden Sie hier.

Interessantes und Wissenswertes über die Stadt Mönchengladbach und die Stadtverwaltung finden Sie im Internet unter www.moenchengladbach.de.

Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden, bewerben Sie sich bitte über das Karriereportal der Stadt Mönchengladbach unter www.stadt.mg/karriere unter der Kennziffer 66.00-3281 und Beifügung der üblichen Unterlagen bis spätestens 23.09.2021.

Sofern Sie hierzu keine Gelegenheit haben, können Sie sich auch postalisch an die Adresse: Stadt Mönchengladbach, Der Oberbürgermeister, Fachbereich Personalmanagement, 41050 Mönchengladbach, bzw. per E-Mail an Udo.Starck@moenchengladbach.de wenden.

Bitte berücksichtigen Sie bei der Übermittlung von Informationen per E-Mail, dass unverschlüsselte Dokumente grundsätzlich nicht vor unberechtigter Einsicht geschützt sind; die Vertraulichkeit kann daher nicht gewährleistet werden. Darüber hinaus wird aus sicherheitstechnischen Gründen die Übermittlung von Officedateien mit Dateiformaten vor Version 2007 (*.doc, *.xls, *.ppt, u.a.) und Dateianhänge mit Makros oder sonstigen ausführbaren Dateien durch die städtische Firewall blockiert und aussortiert.

Im Sinne von Nachhaltigkeit und Ökologie legen wir keinen Wert auf Bewerbungsmappen, Plastikordner, Prospekthüllen u. ä.

Sofern Sie eine Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen wünschen, fügen Sie bitte einen passenden, an sich adressierten und ausreichend frankierten Briefumschlag bei. Andernfalls werden die Unterlagen nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung erklären Sie hierzu Ihr Einverständnis.

Stadt Mönchengladbach · Fachbereich Personalmanagement · Wilhelm-Strauß-Straße 50-52 · 41236 Mönchengladbach