Projektassistenz (m/w/d)

Kennziffer 39/2023
Projektassistenz (m/w/d)

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Erziehungswissenschaftlichen Fakultät, Institut für Bildungswissenschaften, ist im Arbeitsbereich der Alexander-von-Humboldt-Professorin für Frühkindlichen Entwicklung Tina Malti zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.

Die Professur beschäftigt sich mit der positiven und ethischen Entwicklung sowie der seelischen Gesundheit von Kindern und Jugendlichen. Der Bereich ist auf Arbeit und Kommunikation in englischer Sprache ausgerichtet, die Kommunikation innerhalb der Universität Leipzig erfolgt jedoch überwiegend in Deutsch.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 9a TV-L

Aufgaben

• Projektmanagement (auch in Verbundprojekten), insbesondere Beratung der Projektpartner in allen administrativen Belangen (auch in Englisch), Ressourcenplanung und -überwachung, Erstellung und Überwachung von Arbeits- und Zeitplänen
• Unterstützung bei der Beantragung von Drittmittelprojekten in Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Mitarbeitenden und Beobachtung relevanter Förderprogramme
• Bewirtschaftung von zugewiesenen Haushalts- und Drittmitteln inkl. Verwaltung von Projektbudgets (einzelner Teilprojekte sowie des Gesamtbudgets), insbes. Überwachung des Einsatzes von Personal-kapazitäten und des Mittelabflusses, fortlaufende Budgetkontrolle, Auflistung und Prüfung der Belege für projektbezogene Ausgaben, Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abschlussberichten gemäß Vorgaben der Drittmittelgeber
• Vorbereitung und organisatorische Betreuung von wissenschaftlichen Veranstaltungen (internationalen Konferenzen, Workshops, Vorträgen, Forschungskooperationsprojekten, Verbundprojekten), sowie Lehr- und Weiterbildungsveranstaltungen
• Planung und Organisation von Dienstreisen einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (Ausschreibungen, Einstellungsanträge)
• allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Post- und Mailbearbeitung, Raumverwaltung, Büroorganisation; Führen von Statistiken und Dokumentationen
• stilsichere Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs und mündliche Kommunikation mit internationalen Forschungspartnern, Ministerien, und NGOs bzgl. der Forschungstätigkeiten; projektbezogene Korrespondenz mit Drittmittelgebern, jeweils in englischer und deutscher Sprache
• Redaktionelle Prüfung, Übersetzung und Anpassung von wissenschaftlichen Texten in englischer und deutscher Sprache
• Erstellung von Pressemitteilungen und Informationsmaterialien (in englischer und deutscher Sprache), Pflege der Internetseite der Professur

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d)-, zum Fremdsprachenkorrespondenten (m/w/d) oder mindestens gleichwertiger, einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss
• einschlägige Erfahrungen im Finanz-, Haushalts- und Rechnungswesen, auch in der Verwaltung von Drittmitteln
• stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sowie sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen sowie Kenntnisse zur Bearbeitung von Websites (TYPO3)
• hohes Maß an serviceorientierter und eigenständiger Arbeitsweise, Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Vertrautheit mit universitären Strukturen und Prozessen wünschenswert

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (JobTicket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 39/2023 bis 20. Februar 2023 an: Universität Leipzig, Erziehungswissenschaftliche Fakultät, Frau Dekanin Prof. Dr. Brigitte Latzko, Marschnerstr. 31, 04109 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail an bewerbung.erzwiss@uni-leipzig.de senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Hinweise zum Datenschutz
Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.
Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.