Office Manager/Rezeptionist (m/w/d)

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Job Description

People First - Bei Takeda setzen wir uns dafür ein, die Gesundheit und das Wohlbefinden aller Menschen zu verbessern und ihnen eine bessere Zukunft zu ermöglichen.

Es ist unsere Leidenschaft, die jeden Job in sinnvolles Handeln verwandelt. Unsere Mitarbeiter sind dasHerz von Takeda. Wir brauchen kluge Köpfe mit Kreativität und Flexibilität – welches Talent steckt in Ihnen?

Wir suchen ab sofort eine/nOffice Manager/Rezeptionist (m/w/d)in Vollzeit für unseren Standort Berlin.

Als Office Manager/Rezeptionistfungieren sie als Kommunikationsschnittstelle zu Kunden und Gästen sowie zu den Mitarbeiter:innen und Abteilungen von Takeda. Mit ihrer ausgeprägter Serviceorientierung und Organisationstalent tragen Sie die Verantwortung für alle Elemente eines professionellen Empfangsdienstes.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Begrüßung von Personen, die das Unternehmen betreten, Festlegung von Art und Zweck des Besuchs sowie deren Anweisung oder Begleitung zu bestimmten Zielen.
• Übermittlung von Nachrichten, welche mündlich, schriftlich oder elektronisch empfangen wurden.
• Bearbeitung und Aufbereitung von Notizen, Korrespondenz oder anderen Dokumenten nach Bedarf.
• Tägliches Sortieren und Verteilen eingegangener Post und Zustellungen.
• Organisieren und Verwalten von Kurier-, Taxi- und anderen Diensten, die im Zusammenhang mit der Büroverwaltung anfallen.
• Verwaltung der Konferenzräume.
• Zuständig für das Büroinventar, das beinhaltet den bestehenden Bestand zu ermitteln, benötigte Bestellungen für Lieferungen aufzugeben und zu beschleunigen, den Erhalt von Lieferungen zu überprüfen, den Service und die Reparaturen der Ausrüstung zu planen.
• Wahrung der Vertraulichkeit von Informationen.
• Administrative Unterstützung bei Projekten des Business Support Teams und Fleet Managements.
• Koordination des Facility-Managements.

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreicher Abschluss der Sekundarstufe mit Mittlerer Reife oder erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbar.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer Kundendienst- oder Front-Desk-Funktion, während Erfahrung in einer Front-Desk-Funktion in einem Pharmaunternehmen wünschenswert ist.
• Fortgeschrittene Kenntnisse der internen Prozesse und Netzwerke sind wünschenswert.
• Erfahrung in der Vertragsverwaltung ist von Vorteil.
• Verhandlungssicheres Deutsch, sowohl in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (entspricht dem Niveau B1)
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Ausgeprägte organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Multitasking-Fähigkeiten.
• Kenntnisse in MS Office-Programmen.
• Fähigkeit sich aktiv am Büroleben zu beteiligen, Flexibilität und Bereitschaft, Kolleg:innen im Team zu unterstützen und mit anderen Funktionen zusammenzuarbeiten.
• Eigenverantwortliches Arbeiten und hohe Motivation.
• Sehr vertrauenswürdig, ethisch und diskret.
• Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu priorisieren und Aufgaben von Anfang bis Ende zu verfolgen.

Empowering our people to shine

Wir bei Takeda orientieren uns an unseren vier Grundwerten des Takeda-ism: Integrität, Fairness, Ehrlichkeit und Ausdauer. Diese repräsentieren, wer wir sind und wie wir handeln. Sie helfen uns, Entscheidungen zu treffen, auf die wir heute und in Zukunft stolz sein können. Wir befähigen unsere Mitarbeiter, ihr volles Potenzial zu entfalten. Als Global Top Employer, bieten wir spannende Karrierepfade, fördern Innovation und streben bei allem, was wir tun, nach Höchstleistung. Takeda fördert ein integratives, kollaboratives und internationales Arbeitsumfeld, in dem unsere Teams durch ihr unermüdliches Engagement für unser Ziel - die Gesundheit der Menschen zu verbessern und der Welt eine schönere Zukunft zu ermöglichen - vereint sind. Erfahren Sie mehr unter takedajobs.com.

Engagement für Vielfalt, Gleichbehandlung und Inklusion

Unser Herzstück sind engagierte KollegInnen. Interessierten Menschen bieten wir zahlreiche Möglichkeiten. Geschlecht, Alter, Hautfarbe, Herkunft, sexuelle Orientierung und Behinderungen spielen dabei keine Rolle, im Gegenteil: wir fördern Vielfalt und setzen uns für Gleichberechtigung und Inklusion ein!

Wenn Sie an dieser anspruchsvollen Tätigkeit interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Onlinetool!

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