Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

InfraServ GmbH & Co. Wiesbaden KG ist die Betreibergesellschaft des Industrieparks Kalle-Albert in Wiesbaden. Der Industriepark ist mit über 5.800 Mitarbeitern einer der großen Industriestandorte in Deutschland. Wir stellen Dienstleistungen für die verschiedensten Unternehmen innerhalb und außerhalb des Industrieparks bereit.

Sie empfinden es als Bereicherung, durch Ihre hochprofessionelle, proaktive und zielorientierte Arbeitsweise zur erheblichen Entlastung unserer Geschäftsleitung beizutragen und haben Lust auf ein Arbeiten im Team?

• Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen operativen, strategischen und administrativen Aufgabenstellungen inklusive Organisation des Tagesablaufs (Steuerung der Aktivitäten mit Priorisierung, Wiedervorlage und regelmäßigem Nachhalten)
• Etablierung einer zeitgemäßen (modernen) Büroorganisation
• Optimierung von Strukturen und Steuerung von Prozessen
• Prozessdigitalisierung inkl. Optimierung vorhandener Methoden, Prozesse und Steuerungsmethoden, Harmonisierung und Standardisierung von Abläufen
• Allgemeines Office-Management (Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Kalendermanagement etc.)
• Selbständiges Erstellen von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen sowie Auswertungen von Statistiken
• Planung und Organisation von Veranstaltungen, Sitzungen (z.B. Gremiensitzungen, Arbeitskreise) und Geschäftsreisen inkl. Vor- und Nachbereitung
• Mitwirkung an zentralen Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben: z.B. Entwicklung eines Nachhaltigkeitsberichts, Prüfkriterien für CSR
• Unterstützung im Krisenmanagement und in der Krisenkommunikation
• Sicherstellung einer effizienten Kommunikation zwischen Geschäftsleitung und den verschiedenen Abteilungen/Bereichen
• Betreuung von nationalen und internationalen Besuchern und Gästen

• Erfolgreich abgeschlossene, gerne kaufmännische/betriebswirtschaftliche Ausbildung oder Studium, mit Zusatzqualifikation im Assistenzbereich
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im Konzernumfeld
• Spezialist in der Einführung von Prozessen und Schaffung von Strukturen
• Gute Kenntnisse in der Prozessdigitalisierung und Büroorganisation
• Erfahrungen im Projektmanagement und in der Kommunikation
• Erfahren in Korrespondenz und Datenaustausch mit Behörden, Rechtsanwälten und Notaren (z.B. Gesellschafter- und Beiratsbeschlüsse, Beglaubigungen inklusive Apostille sowie mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern)
• Sichere Anwenderkenntnisse moderner Büro- und Kommunikationssoftware (MS Office Paket, Microsoft 365, Video-/Telefonkonferenzen etc.)
• Hohe Verhaltensflexibilität, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Seriosität
• Strukturierte, vorausschauende und effiziente Arbeitsweise verbunden mit einer ausgezeichneten Ausdrucksweise und Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Sichere Beherrschung der englischen Sprache
• Stressresistent, zeitlich flexibel, freundlich, stets souverän und lösungsorientiert
• Hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit

• Flexible Arbeitszeit
• Attraktive Vergütung
• Betriebliche Altersversorgung
• Gesundheitsstudio Horizonte
• Jobrad
• Einen interessanten und vielfältigen Aufgabenbereich
• Flache Hierarchie, Wertschätzung und Fairness
• Breit gefächerte Weiterbildungsmöglichkeiten