Technische Leitung - Special Olympics Nationale Spiele Thüringen 2024, Special Olympics Deutschland e.V., Oberhof, Erfurt

Special Olympics Deutschland e.V. • Invalidenstr. 124 • 10115 Berlin • Tel.: +49 (0)30 / 246252-0 • Fax: +49 (0)30 / 246252-19

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Special Olympics Nationale Spiele
Thüringen 2024
Ausschreibung technische Leitung
Berlin, 09.05.2023

Für die technische Gesamtleitung der Nationalen Spiele in Thüringen 2024 suchen

wir technische Leiter*innen (Einzelpersonen und / oder Agenburen), die bzw. der

Erfahrungen im Bereich Multisport-Veranstaltungen, eine Affinität zum Thema

Special Olympics und Inklusion mitbringen und mit einem dynamischen,

zukunftsorientierten Team arbeiten möchten.

Werden Sie Teil des Teams Nationale Spiele Thüringen 2024!

Wer sind wir?

Special Olympics (SO) wurde in den 60er Jahren in den USA von Eunice Kennedy-

Shriver, der Schwester von John F. Kennedy, aus der Idee heraus gegründet, Menschen

mit geistiger und mehrfacher Behinderung an Sportaktivitäten und -veranstaltungen

zu beteiligen. Heute ist Special Olympics mit mehr als 5 Millionen Athlet*innen in 170

Ländern vertreten und somit weltweit die größte, vom IOC offiziell anerkannte,

Sportbewegung für Menschen mit geistiger und mehrfacher Behinderung.

Special Olympics Deutschland e.V. (SOD) wurde 1991 gegründet und heute gehören

rund 40.000 Athlet*innen, die in 16 Landesverbänden organisiert sind, dazu. Seit 2018

ist SOD Spitzenverband im Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) und wird 2023

Ausrichter der Special Olympics Weltsommerspiele in Berlin sein.

Das Projekt

SOD wird in Kooperation mit dem Landesverband Special Olympics Thüringen die

nächsten Nationalen Special Olympics Spiele vom 29.01.-02.02.2024 im Freistaat

Thüringen durchführen, mit Sport- und Veranstaltungsstätten in Oberhof, Erfurt und

Weimar.

Erwartet werden bis zu 3.000 Teilnehmer*innen, darunter bis zu 1.000 Athlet*innen

und Unified Partner*innen, die in 10 Sportarten und dem wettbewerbsfreien Angebot

ihr Bestes geben werden. Neben den Wettbewerben wird außerdem das

Gesundheitsprogramm Healthy Athletes® und ein Rahmenprogramm mit feierlicher

Eröffnungs- und Abschlussfeier und Athlet*innen-Disko angeboten.

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Logistik

Die technische Leitung der Nationalen Spiele ist dem Bereich Logistik zugeordnet, der die

Rahmenvoraussetzungen für eine erfolgreiche und sichere Umsetzung der Gesamt-

Veranstaltung schafft.

Logistik stellt die zentrale Schnittstelle zu allen anderen Bereichen innerhalb der

Gesamtorganisation Nationaler Spiele dar und setzt sich aus folgenden Teilbereichen

zusammen:

Sport- und Veranstaltungsstätten-Logistik, Fremdbauten, Ver- und Entsorgung, EDV,

Technik, Verstromung, Wasserversorgung, medizinische Versorgung, Sicherheit,

Behördeneinbindung, CAD Planung/Overlay, Verpflegung, Wegeleitung, Transport und

Lagerlogistik.

Aufgaben der technischen Leitung Thüringen 2024

(Änderungen vorbehalten)

Der technischen Leitung obliegt die technische Gesamtleitung der Veranstaltung inkl.

Vorbereitung, Budgetierung, Controlling sowie Durchführung der damit verbundenen

Anforderungen.

Die im Folgenden aufgeführten Aufgabenbereiche können als „Gesamtauftrag“ verstanden

werden, es ist aber ebenso möglich, sich für Teilbereiche bewerben.

Es ist außerdem möglich, eine Bewerbung für die verschiedenen Standorte (Oberhof, Erfurt,

Weimar) einzureichen, dann jedoch als Gesamtpaket aller dort anfallenden Arbeitspakete.

Bitte spezifizieren Sie in Ihrer Bewerbung, ob Sie sich für das Gesamtpaket bzw.

Standort-Gesamtpaket und damit verbunden für die Realisierung aller u.s. Arbeitspakete

bewerben oder ob sie einzelne Bereiche übernehmen möchten.

Fremdbauten

• Planung, Ausschreibung und Begleitung der Errichtung / des Abbaus aller für die

Veranstaltung benötigten Fremdbauten wie Zelte, Container, (Siegerehrungs)-

Bühnen, ggf. Tribünen, Sanitäranlagen und deren Ausstattung.

Verstromung / Wasserversorgung

• Planung und Realisierung der nötigen Verstromung und Versorgung mit Wasser an

allen Standorten gemäß der gemeinsam zu definierenden Bedarfe.

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Beschallung

• Planung, Ausschreibung und Umsetzung der Beschallung an allen Sport- und

Veranstaltungsstätten.

Rahmenprogramm

• Bereitstellung eines Rundum-Services zur technischen Umsetzung des

Rahmenprogramms (Eröffnungs- und Abschlussfeier, Athlet*innen-Disko und Special

Olympics Festival / Bunter Nachmittag der Begegnungen). Im Falles des

Rahmenprogramms beinhaltet das auch Beschaffung des nötigen technischen

Equipments, deren Ausschreibung und Gesamtkoordination.

Sicherheitskonzept

• Erstellung des Sicherheitskonzeptes der Gesamtveranstaltung und die damit

verbundene Erfüllung der haftungsrelevanten Anforderungen, sowie Veranlassung

der nötigen Genehmigungsverfahren in Rücksprache mit den Verantwortlichen der

jew. Sport- und Veranstaltungsstätte und den örtlichen Behörden; dies auch unter

Berücksichtigung der Besonderheiten der Veranstaltung und protokollarischen

Gegebenheiten.

• CAD Ausführungsplanung als Teil des Sicherheitskonzeptes sowie zur Anwendung in

Publikationen und Schulungen

Auf- und Abbau

• Auf- und Abbauplanung, damit verbundene Durchführung und entsprechende

Koordination der einzelnen Gewerke und Behörden-Vorbesprechungen sowie

Begehungen vor Veranstaltungsbeginn.

Werbemittel-Logistik

• Unterstützung bei der Umsetzung der Werbemittellogistik vor Ort, inkl.

Beschilderung/ Wegeleitung in enger Zusammenarbeit und den für die Anlieferung

der Werbemitteln zuständigen Partnern und externen Dienstleistenden (u.a.

Aufstellung Werbetürme, Ballastierung, Planung an den Sport- und

Veranstaltungsstätten).

Sonstiges

• Je nach Zuständigkeitsbereich / Vergabe der technischen Leitung Unterstützung bei

der Ausschreibung der Bereiche Security, medizinische Versorgung und anderer für

den Bereich Logistik-relevanten Dienstleistungen.

• Beratung bei der Kalkulation von sonstigen Bedarfen im Bereich Logistik.

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Weiterführende Informationen zu bereits feststehenden Details siehe Anhang.

Bei den logistischen Planungen der Gesamtveranstaltung erfolgt die Konsultation / eine

Einbindung von SO Athlet*innen, insbesondere mit Fokus Barrierefreiheit. Es wird

vorausgesetzt, dass die technische Leitung dieser Zusammenarbeit vorbehaltlos

gegenübersteht.

Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen Informationen zu bereits realisierten

Projekten als technische Leitung zu.

Rahmenbedingungen

Die Beauftragung der technischen Leitung erfolgt im Juli/ August 2023, die aktive

Einbindung ist innerhalb des Zeitraums August 2023 bis Februar 2024 vorgesehen. Die

Teilnahme an einem Vorbereitungstreffen vom 02.-03.09.2023 in Oberhof ist

Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit.

Die technische Leitung der Nationalen Spiele Thüringen 2024 ist der SOD Direktorin

Veranstaltungen und Prozessmanagement unterstellt.

Zur Realisierung der Nationalen Spiele Thüringen arbeitet die technische Leitung eng mit

dem „Projektteam Nationale Spiele Thüringen 2024“ zusammen, insbesondere dem Team

Veranstaltungen & Prozessmanagement, das sowohl in Berlin als auch in Erfurt/Oberhof

verortet ist und den in das Projekt eingebundenen Mitarbeiter*innen des Landesverbandes

in Thüringen. Eine weitere Schnittstelle stellt die künstlerische Leitung der Nationalen Spiele

dar.

Des Weiteren ist eine gute Kommunikation zu den zuständigen Behörden sicherzustellen

sowie eine entsprechend professionelle Einbindung aller nötigen Gewerke, externer

Dienstleistenden und Kooperationspartner*innen.

Generell ist festzuhalten, dass (neben hauptamtlichen Mitarbeiter*innen des Projektteams,

Dienstleistenden und Honorarkräften) hauptsächlich ehrenamtlichen Helfer*innen, auch in

Schlüssel- und Leitungsfunktionen, eingesetzt werden. Dies betrifft im Bereich Logistik vor

allem:

• Unterstützung Auf- und Abbau, Umbauten

• Lagerlogistik inkl. Materialausfahrten & Getränkelogistik

• Werbemittellogistik

• Parkplatzeinweisung, Zufahrtskontrollen, Ordnerdienste

• Sport- und Veranstaltungsstätten-Management

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Personal, welches darüber hinaus für die Durchführung der Nationalen Spiele Thüringen

2024 benötigt wird, ergibt sich u.a. aus den entsprechenden Beauftragungen an externe

Dienstleistende (Zeltbauer, Verstromung, Security Firmen, medizinische Versorgung, etc.)

oder aufgrund fehlender Ressourcen im Bereich Helfer*innen (z.B. für den Auf- und Abbau).

Budget

Positionen der Gesamtproduktion, wie Fremdbauten, Zelte, Bühnen, Beschallung,

Verstromung, etc. sind mit eigenen Budgetpositionen im Veranstaltungsbudget verankert.

Die dafür festgelegten Einzelbudgets sind von der technischen Leitung bei der Ausführung

aller Leistungen, insbesondere bei der Planung und der Vergabe von Leistungen an externe

Dienstleistende, zu berücksichtigen und abzustimmen.

Dazu ist eine Kostenkontrolle (Vergleich der aktuellen Kosten mit dem Budget) permanent

planerisch und veranstaltungsbegleitend durchzuführen, die jederzeit durch SOD

eingesehen werden kann. Wird erkennbar, dass Budgets überschritten werden, ist der SOD

umgehend zu unterrichten und diesem Vorschläge zu unterbreiten, wie das Budget wieder

eingehalten werden kann.

Gemeinsam mit SOD werden die Ausschreibungs- und Auswahlprozesse für externen

Dienstleistende durch die technische Leitung durchlaufen und SOD kann Vorgaben machen,

was die Auswahl externer Dienstleistenden angeht, die zur Angebotsabgabe aufgefordert

werden.

Der technischen Leitung wird Gelegenheit gegeben, ein eigenes Angebot über die zu

beschaffenden Leistungen (z.B. Technik Ton/Licht) abzugeben, sofern die technische Leitung

über eigenes vergleichbares Equipment verfügt.

Die Ausschreibungen sind so zu gestalten, dass sich auch externe Dienstleistende

gleichberechtigt und diskriminierungsfrei beteiligen können. Die verbindliche Entscheidung

über die Auswahl der externen Dienstleistenden trifft SOD auf der Grundlage der

Vorbereitung durch die technische Leitung.

Bestehende Kooperationspartner (seitens SOD, der technischen Leitung) werden in diesem

Prozess berücksichtigt.

Honorarkosten der technischen Leitung sind im Gesamtbudget verankert.

Bitte fügen Sie Ihren Unterlagen Informationen zu Tagessätzen der technischen Leitung

und ggf. weiterem Personal zu.

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Interesse?

Bitte richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung per E-Mail bis zum 30. Juni 2023 an:

Wiebke Linnemann-Schweizerhof

Direktorin Veranstaltungen & Prozessmanagement

Special Olympics Deutschland e.V.

Invalidenstraße 124

10115 Berlin

wiebke.linnemann@specialolympics.de

SOD fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Diversity Management ist daher

ein wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik.

Als Ansprechpartnerin für Rückfragen steht Wiebke Linnemann-Schweizerhof (Kontakt s.o.)

zur Verfügung.

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Anhang

Ergänzende Informationen zur Ausschreibung technische

Leitung Thüringen 2024
Stand 09.05.2023

Daten und Fakten

Veranstalter & Ausrichter: Special Olympics Deutschland e.V.

Mitausrichter: Special Olympics Deutschland in Thüringen e.V.

Veranstaltungsorte: Oberhof, Erfurt, Weimar

Datum: Montag, 29.01.2024 bis Freitag, 02.02.2024

Motto: Gemeinsam stark

Teilnehmer*innen-Zahlen

Insgesamt werden mehr als 3.000 Teilnehmer*innen erwartet

• 1.000 Athlet*innen sowie Unified Partner*innen

• 330 Trainer*innen und Betreuer*innen

• 500 freiwillige Helfer*innen / Volunteers

• 500-1.000 Tagesteilnehmende am Wettbewerbsfreien Angebot (WbfA)

• 500 Tagesteilnehmende an Schul- und Fanprojekten

• 200 Familienangehörige

• 300 Ehrengäste

• 3-6 ausländische Delegationen

Allgemeine Informationen / Kernangebote

• Wettbewerbe in 10 Sportarten zzgl. Wettbewerbsfreies Angebot (WbfA):

Eiskunstlauf, Floorball, Klettern, Schneeschuhlauf, Short Track, Ski Alpin, Skilanglauf,

Snowboard, Stocksport, Tanzsport

• Gesundheitsprogramm Healthy Athletes® mit drei Disziplinen: FUNfitness –

Bewegung mit Spaß, Health Promotion – Gesunde Lebensweise, Special Smiles® –

Gesund im Mund

• Eröffnungs- und Abschlussfeier

• Athlet*innen-Disko

• Special Olympics Festival / Bunter Nachmittag der Begegnungen

• Kulturelles Rahmenprogramm

• Schul-, Vereins- und Fanprojekte

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Sport- und Veranstaltungsstättenlogistik

Das Sport- und Veranstaltungsstättenkonzept befindet sich derzeit in Finalisierung.

Das Haupt-Veranstaltungszentrum wird in Oberhof geplant, mit einem Fokus auf den

Schneesportarten, den operativen Funktionsbereichen und Rahmenprogrammpunkten, wie

Athlet*innen-Disko, Eröffnungs- und Abschlussfeier. In Erfurt werden u.a. die Eissportarten

stattfinden, Klettern in Weimar.

Weitere Details werden im Zuge des Auswahlprozesses der technischen Leitung bekannt

gegeben. Das Einbringen vorhandener Netzwerke in und um Oberhof, Erfurt und Thüringen

ist ausdrücklich erwünscht, ebenso Anregungen, Ideen und Erfahrungswerte.

Informationen Eröffnungsfeier

(Änderungen vorbehalten)

Ort: Stadtplatz Oberhof (Outdoor)

Datum: 29. Januar 2024

Uhrzeit: voraussichtlich 19:30-21:00 Uhr, Einlass ab 18:30 Uhr

Kapazität: ca. 3.000

Zielgruppe: Teilnehmer*innen, Familien, Gäste, Partner, Sponsoren, Medien, Helfer*innen,

Zuschauer*innen

Aufbau: voraussichtlich 26./27.01.2024

Proben: 27.-29.01.2024

Abbau: 29./30.01.2024

Die technische Leitung ist für die gesamte technische Umsetzung verantwortlich und

arbeitet eng mit der künstlerischen Leitung zusammen. ZU den Aufgabenbereichen zählen

u.a.:

• Set-Up und technische Ausstattung der Eröffnungsfeier, inkl.

Machbarkeitsbewertungen an der Veranstaltungsstätte, die Evaluierung

verschiedener Bühnenpositionen (Größe mind. 12x10m), das vor Ort benötigte

Equipment und die damit verbundene Abstimmung mit den inhaltlichen Planungen

der künstlerischen Leitung sowie entsprechende Visualisierung (CAD Planungen)

beinhaltet

• Einbeziehung / Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen und örtlichen

Begebenheiten, wie z.B. Zuwegung, Sichtbehinderungen, Bodenbeschaffenheit,

Lagerfläche, Wetter-bedingte Einschränkungen, etc.

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• Abstimmung und Bereitstellung der gesamten Licht-, Ton- und Medientechnik – unter

Berücksichtigung der geplanten Showelemente und Technical Rider der jew.

Künstler*innen

• Berücksichtigung möglicher TV-Live Einstiege, Livestream Übertragungen und

entsprechende Planung und Platzierung von Ü-Wagen und TV-Kamerateams

• Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte auch unter protokollarischen Aspekten,

sollten hochrangige Gäste mit entsprechend hohen Sicherheitsauflagen an der

Eröffnungsfeier teilnehmen sowie Einweisung des Sicherheitsdienstes

• Koordination und Einholen der nötigen behördlichen Genehmigungen zur Nutzung

von offenem Feuer und Entzünden der Flamme, nach Brandschutzverordnung

• Schaffung eines barrierearmen Zugangs zur Eröffnungsfeier für alle Beteiligten,

sowie damit verbundene Wegeleitung und Koordination des Einlasses, der

Platzierung und der Leerung der Arena nach Ende der Veranstaltung

• Berücksichtigung des „open Air“ Charakters im Winter und dass die

Veranstaltungsstätte über keine Sanitäranlagen verfügt.

Informationen Abschlussfeier

(Änderungen vorbehalten)

Ort: nn Oberhof*

Datum: 02. Februar 2024

Uhrzeit: voraussichtlich 14:00-15:00 Uhr, Einlass ab 13:30 Uhr

Kapazität: ca. 2.000

Zielgruppe: Teilnehmer*innen, Familien, Gäste, Partner, Sponsoren, Medien, Helfer*innen,

Zuschauer*innen

Aufbau: je nach Veranstaltungsstätte (frühestens ab 30. Januar 2024)

Proben: 01./02. Februar 2024

Abbau: 02./03. Februar 2024

Im Wesentlichen gelten die Vorgaben zur Eröffnungsfeier, wobei die gesamte Feier weniger

umfangreich zu gestalten ist.

Wie auch bei der Eröffnungsfeier ist die technische Leitung für die gesamte technische

Umsetzung verantwortlich. Dies beinhaltet im Wesentlichen die im Abschnitt

„Eröffnungsfeier“ aufgeführten Punkte.

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• Die Veranstaltungsstätte für die Abschlussfeier steht noch nicht fest. Optionen, die derzeit geprüft

werden, inkludieren Indoor- und Outdoor-Varianten.

Informationen Athlet*innen-Disko

(Änderungen vorbehalten)

Ort: nn, Oberhof

Datum: 31. Januar 2024

Uhrzeit: 18:00-21:30 Uhr, Einlass ab 17:30 Uhr

Kapazität: ca. 2.000 Teilnehmende

Zielgruppe: Teilnehmer*innen, Familien, Gäste, Helfer*innen (nicht-öffentlich)

Aufbau: 30. Januar 2024, nachmittags

Abbau: 30. Januar 2024, nach Veranstaltungsende

Die technische Leitung ist für die technische Umsetzung der Athlet*innen-Disko

verantwortlich. Dies beinhaltet:

• Set-Up inkl. technischem Equipment, u.U. nötige Verstromung und Flächenplanung

für Tanzfläche, Sitzmöglichkeiten, gastronomische Bereiche, Merchandisingverkauf

und wenn nötig die damit verbundene Visualisierung (CAD Planungen) – unter

Einbeziehung / Berücksichtigung der technischen Voraussetzungen und örtlichen

Begebenheiten

• Abstimmung, Ausschreibung und Bereitstellung der gesamten Licht- und Tontechnik

– unter Berücksichtigung des Technical Rider des DJs

• Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte

• Schaffung eines barrierearmen Zugangs zur Athlet*innen-Disko für alle Beteiligten,

sowie damit verbundene Wegeleitung und Koordination des Einlasses und der

Leerung der Location nach Ende der Veranstaltung

*Die Veranstaltungsstätte für die Athlet*innen-Disko steht noch nicht fest.

Informationen Special Olympics Festival / Bunter Nachmittag der

Begegnungen

(Änderungen vorbehalten)

Ort: nn, Oberhof (Outdoor und Indoor)

Datum: 31. Januar 2024

Uhrzeit: voraussichtlich 11:00-19:00 Uhr

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Kapazität: ges. 1.000

Zielgruppe: Teilnehmer*innen, Helfer*innen, Gäste, Medien, Partner, Sponsoren,

Bevölkerung, Schulen, Vereine, Verbände, Einrichtungen der Behindertenhilfe

Aufbau: 30./31. Januar 2024

Abbau: 31. Januar 2024, nach Ende der Veranstaltung

Der Grundgedanke des Special Olympics Festivals ist einen Ort der Begegnung, eine Art

Marktplatz, zu schaffen, welcher zum Verweilen und Interagieren einlädt.

Das Special Olympics Festival, in Verknüpfung mit einem „Bunten Nachmittag der

Begegnungen“ befindet sich in Konzeption.

Davon abhängig sind die Bedarfe und Zuständigkeiten, die den Aufgabenbereich der

technischen Leitung fallen.

Die technische Leitung ist für die gesamte technische Umsetzung verantwortlich. Dazu

zählen voraussichtlich:

• Set-Up entsprechend den gewählten Veranstaltungsbereichen, ggf. Planung und

Umsetzung von Informations- und Verkaufsständen, Partner-Präsentationsflächen,

Aktivitätsbereichen und wenn nötig entsprechende Visualisierung (CAD Planungen)

• Abstimmung und Bereitstellung der gesamten Licht- und Tontechnik

• Planung aller sicherheitsrelevanten Aspekte und damit verbundene Planung und

Einweisung des Sicherheitsdienstes

• Verstromung und Wasserversorgung für alle Stände, Zelte und Angebote

• Schaffung eines barrierearmen Zugangs für alle Beteiligten, sowie damit verbundene

Wegeleitung

• Das Gesamtkonzept des Special Olympics Festivals und des „Bunten Nachmittag der Begegnungen“

wird derzeit erarbeitet, davon leiten sich in weiterer Folge die Veranstaltungsflächen und

Organisationsbedarfe ab.