Sekretär der Geschäftsleitung (m/w/d) Bonn

Herzlich Willkommen bei der Fleischhauer Unternehmensgruppe.

Ihr Weg in der Fleischhauer-Gruppe, einem der größten Vertragshändler für die Marken des Volkswagen-Konzerns in Deutschland, beginnt hier. Wir sind im Rheinland sowie in Rheinland-Pfalz mit annähernd 1.200 Mitarbeitern an 13 Standorten für unsere Kunden aktiv. Werden Sie Teil der Erfolgsmannschaft, als Fachkraft oder als Auszubildender (m/w/d). Gerne unterstützen wir Ihr Potenzial bei allen Schritten zu Qualifizierungen und persönlicher Entwicklung.

Wir suchen am Standort Bonn zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten

Sekretär der Geschäftsleitung (m/w/d)

der mit Know-how, der notwendigen Liebe zum Detail und einem fundierten Fachwissen die Geschäftsleitung unterstützt. Die Aufgaben sind so wahrzunehmen, dass die Geschäftsleitung bei der Erfüllung ihrer Führungsaufgaben und Repräsentation des Unternehmens wirkungsvoll unterstützt wird, die Vertraulichkeit aller geschäftlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt, für die Geschäftsleitung ein möglichst störungsfreier Arbeitsablauf gesichert ist und die Organisation des Sekretariats jederzeit den internen und externen Anforderungen genügt. Die Stelle ist der Geschäftsleitung unmittelbar unterstellt. Ihre Aufgabe/Verantwortung:

Durch entsprechende Arbeitsablauf- und Büroorganisation sowie durch selbständiges Klären von Sachverhalten und Fragestellungen, die unmittelbar mit der Sekretariatsfunktion zusammenhängen, ist die reibungslose, effektive Funktionsfähigkeit des Sekretariats sicherzustellen. Schreib- und Büroaufgaben werden nach Vorgaben oder selbständig erledigt. Unterstützung der Geschäftsleitung bei ihren Informations- Repräsentations- und Kontrollaufgaben durch die Wahrnehmung entsprechender administrativer Verwaltungsaufgaben, z.B. Führen und Verwalten der Wiedervorlage und der vertraulichen Ablage, Terminabsprachen, Terminkontrolle und -verfolgung wichtiger Vorgänge, die nicht im Geschäftsleitungssekretariat bearbeitet werden, Prüfen der der Geschäftsleitung zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit, eigeninitiatives Verarbeiten, Verwalten und das angemessene Weitergeben von Informationen (Informationsmanagement). Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) der eingehenden Post und Telefongespräche und deren Weiterleitung, damit die Vorgänge sach- und termingerecht bearbeitet werden können. Die Vorgänge sind entsprechend ihrer Inhalte aufzubereiten und zu ergänzen (Kontaktmanagement). Durch entsprechendes Planen, Koordinieren, Organisieren und sachliches Vorbereiten von Besprechungen o.ä. der Geschäftsführung ist zu deren Erfolg beizutragen; Zusammenstellen und Verteilen der Sitzungsunterlagen, Sammlung von Tagesordnungspunkten nach Vorgaben. Organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Reisen der Geschäftsleitung inkl. Erstellen der Reisekostenabrechnung. Führen und Erstellen von Dokumentationen und Statistiken in beschränktem Umfang u.a. auch aufgrund selbst aufbereiteter Basisdaten. Vorbereiten der ausgehenden Post zum Versand (u.a. Prüfen auf Vollständigkeit und Richtigkeit).Repräsentation nach außen und innen, Empfang und Betreuung der Besucher/innen.

Ihr persönliches/fachliches Profil:

kaufmännische Ausbildung, bevorzugt als Automobilkaufmann (m/w/d) mehrjährige belegte Kenntnisse im kaufmännischen Bereich eines Autohauses nachgewiesene Kenntnisse in der Führung eines Sekretariats ausgeprägte persönliche Souveränität, Integrität und Glaubwürdigkeit belastbar, stresserprobtsicheres, angenehmes, sympathisches und überzeugendes Auftreten Fähigkeit zur Selbständigkeit und Eigeninitiative hohes Maß an Einsatzfreude und Flexibilität mit der Bereitschaft, bei Bedarf auch Überstunden zu leisten Aufgeschlossenheit, Verschwiegenheit, taktvoller Umgang Fähigkeit zur Vorbildfunktion Fähigkeit, Einfluss verantwortungsvoll und angemessen auszuüben Bereitschaft und Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen sowie Handlungs- und Gestaltungsspielräume initiativ zu schaffen und auszunutzen Fähigkeit, auch bei Schwierigkeiten und Misserfolgen Ziele weiterzuverfolgenIdentifizierung mit dem Unternehmen, seinen Aufgaben und Zielen Fähigkeit, initiativ auf andere zuzugehen Fähigkeit, sich Kooperation und fachliche Unterstützung außerhalb des eigenen fachlichen/organisatorischen Zuständigkeitsbereichs zu sichern und fremden Sachverstand in die eigene Arbeit einzubinden Fähigkeit zur Kommunikation und Sensibilität im Umgang mit in- und externen Besuchern

Wir vergüten auf Basis eines Tarifvertrages mit der IG-Metall und bezahlen Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Wenn Sie diese berufliche Herausforderung mit interessanten Perspektiven reizt, dann möchten wir Sie gerne kennenlernen und freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung!

Ansprechpartner: Karl-Hans Quabeck