Sachbearbeiter Prozess- und Qualitätsmanagement (m/w/d)

Job content

Initiieren, Durchführen und Bereitstellung von Prozessanalysen und Schnittstellenbetrachtungen nach Optimierungspotentialen sowie zur Erweiterung der Führungs- und Entscheidungsunterstützung, kontinuierliche Initiierung, Aufnahme, Gestaltung, Anpassung, Steuerung und Optimierung von Prozessabläufen unter Nutzung von Programmen zur Prozessmodellierung,

Mitwirkung bei der Einführung und Umsetzung neuer Projekte der Stadtkasse und laufende Überwachung und Optimierung von Prozessabläufen zur serviceorientierten Ausrichtung der Aufgabenerfüllung, Durchführung regelmäßiger Prozessreviews in Abhängigkeit von Zeitintervallen oder bei der Einführung/Veränderung von IT-Verfahren und Schnittstellenanpassungen der Stadtkasse, OE’s der LHD oder Dritter,

organisationsinterne Umsetzung, Verteilung und Kommunikation zu veränderten Prozessabläufen gegenüber allen Prozessbeteiligten,

Bedarfsanalyse zu Lizenzen und Berechtigungen anhand der Prozessabläufe sowie regelmäßige Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 EU DSGVO sowie Betrachtung weiterführender datenschutzrechtlicher Anforderungen/Grundsätze der Datenverarbeitung,

Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen sowie Dienst- und Arbeitsanweisungen im zuständigen Aufgabenbereich, Koordinierung übergreifender Prozessoptimierungen im Rahmen von Projektarbeit,

Kontrolle und Einhaltung von Standards, Datenschutz und Datensicherheit sowie Unterstützung bei der Klärung von Datenschutz- und Datensicherheitsfragen im Amt

• Prozessregister
  

Prozesserhebung, Steckbrieferfassung, Dokumentation und laufende Aktualisierung von (Verwaltungs-)Prozessen sowie Pflege der Prozessdokumentation, laufende Überwachung und Beach-tung der Einbindung für die Öffentlichkeitsarbeit,

Aufbau und Pflege einer Wissensbasis aus prozessorientierter Sicht zur Einarbeitung neuer Beschäftigter,

Erstellung, Dokumentation und laufende Überwachung qualitätsgesicherter Prozessabläufe, Prozessdokumentationen pflegen

• Qualitätsmanagement
  

Koordinierung und Erarbeitung von Qualitätszielen und Anforderungen, fachlichen Grundsatzfragen, Normen sowie Standards zur Umsetzung des Qualitätsmanagements und dessen Dokumentation auf der Basis von den fachlichen Zuarbeiten der Abteilungen,

selbständige Gestaltung, Erarbeitung sowie Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementkonzeptes umfassende Erarbeitung, Koordination, Überwachung und Lenkung des Qualitätshandbuches Zusammenfassung und eine weitestgehend Vereinheitlichung aller zu verwendenden Formulare, Vordrucke und Anschreiben der Stadtkasse,

Leitung von Arbeitsgruppen und in diesem Zusammenhang Festlegung und Strukturierung von Verantwortlichkeiten und Koordination von Arbeitsaufträgen,

Einführung, Realisierung und Pflege eines prozessorientierten Qualitätsmanagements (QM) der Stadtkasse sowie Aufbau und Pflege eines neuen Dokumentationssystems,

fortlaufende Analyse und Auswertung und daraus resultierende Erarbeitung und Planung von Lösungsansätzen zur Optimierung der Ablauforganisation, Erarbeitung von Vorschlägen und Maßnahmen,

Beratung und Unterstützung von Beschäftigten und verantwortlichen Führungskräften bei schwierigen Sachverhalten und zur Optimierung bestehender Prozesse zur Erhöhung der Effektivität und Verringerung des Fehlerrisikos mit bereichsübergreifender Qualitätskontrolle,

eigenständige Erarbeitung eines internen Auditplans,

Aufbau und Pflege eines neuen QM- Dokumentationssystems,

Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation, Zusammenfassung und Auswertung der internen Audits selbständige Entwicklung und Überwachung eines Fehler- und Risikomanagements,

Erarbeitung eines Schulungskonzeptes zum Qualitätsmanagement und Durchführung von Schulungen,

Berichterstattung an den Kassenverwalter und die Amtsleitung,

Erarbeitung, Weiterentwicklung und Pflege der Instrumente des Qualitätsmanagements

• abgeschlossene Hochschulbildung, Diplom (FH, BA), Bachelor (FH, BA oder Uni), Fachwirt (VWA, BA), in den Fachrichtungen Allgemeine Verwaltung, Verwaltungsinformatik, BWL oder vergleichbar, A II-Lehrgang
  

Sie sollten darüber hinaus verfügen über

• vertiefte Kenntnisse im Prozessmanagement, Verwaltungs-, Kommunal- und Haushaltsrecht
• mindestens zweijährige Berufserfahrung in den geforderten Fachrichtungen
• Kenntnisse im ISMS/IKS, Qualitätsmanagement
• Kenntnisse im Verwaltungsmanagement sowie Ablauf-und Aufbauorganisation der Organisationseinheit
• Kenntnisse in der Prozessorganisation, -abläufen und -dokumentation
• umfangreiche Fachkenntnisse in Modellierung und Prozessanalytik von Informationssystemen
• sicherer Umgang mit Standardsoftware, Picture Prozessplattform
• strukturelles Denken und Arbeiten, sowie geistige Flexibilität und gute Kommunikation
• tarifliches Entgelt plus Jahressonderzahlung
• Möglichkeit der Übernahme in das Beamtenverhältnis bei Vorliegen der sachlichen und persönlichen Voraussetzungen
• 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr
• Möglichkeit des Bildungsurlaubs, Sonderurlaubs
• Freistellung zu bestimmten familiären Anlässen
• Betriebliche Altersvorsorge (Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes)
• Familienfreundlichkeit (z. B. durch flexible Arbeitszeit)
• umfangreiche Qualifizierungsangebote
• gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagement
• Vergünstigungen im Personennahverkehr (Job-Ticket)
  

Diese Aufgaben erwarten Sie

• 1. Prozessmanagement
• Die Landeshauptstadt Dresden ist eine von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägte Großstadt. Ihr Reichtum ist vielfältig: Barocke Baudenkmale und überwältigende Kunstschätze treffen auf eine pulsierende Wissenschaft und Forschung. Die Weite der Elbwiesen, ihre Schlösser und Weinberge beeindrucken zahlreiche Gäste aus dem In- und Ausland. In Dresden, als wachsende Großstadt mit ca. 560.000 Einwohnern, lässt es sich nicht nur hervorragend leben und wohnen, sondern auch arbeiten.
  

Als Arbeitgeberin bietet die Landeshauptstadt Dresden ein breites Spektrum unterschiedlicher Einsatzmöglichkeiten und persönlicher Entfaltung. Die Aufgaben sind vielfältig, jeden Tag gilt es, an der Gestaltung der Stadt und ihrer zahlreichen bürgerschaftlichen Anliegen mitzuwirken. Die Gleichbehandlung aller sich bewerbenden Personen ist uns nicht nur gesetzlicher Auftrag, sondern eine Selbstverständlichkeit.