Office Manager (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung

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Zum nächstmöglichen Zeitpunkt · Unbefristete Festanstellung, Teilzeit (bei erweitertem Tätigkeitesbereich auch Vollzeit) · In Bochum

REMIND IST DIE AGENTUR FÜR DIGITALES MARKETING IM HERZEN DER METROPOLE RUHR. SEIT 1996.
Für erfolgreiche Marketing- und Kommunikations-Lösungen in digitalen Kanälen bieten wir unseren Kunden strategische Beratung, kreative Konzepte und eine technische Realisation in kompromissloser Qualität.

Als Office-Manager (m/w/d) bist du die zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Kollegen, Partnern und Dienstleistern. Mit organisatorischer Kompetenz und umfassendem betriebswirtschafltlichem bzw. kaufmännischem Know-how unterstützt du unser 13-köpfiges Team im Agenturalltag, der zu großen Teilen auch remote abläuft. Deine Aufgaben sind vielseitig: vom täglichen Officemanagement über verschiedene kaufmännische Tätigkeiten bis zu – je nach Qualifikation und Stundenzahl – weiterführenden Aufgaben in den Bereichen HR oder Finanzen. In allen Bereichen arbeitest du mit Einfühlungsvermögen und hohem Qualitätsbewusstsein eng mit den Projektmanagern und der Geschäftsführung zusammen. Dabei behältst du stets den Überblick, priorisierst sicher deine Aufgaben und bleibst auch in heißen Phasen souverän.

Deine Aufgaben bei Remind:

· Officemanagement (Korrespondenz, Betreuung zentraler E-Mail-Accounts, Terminorganisation, Bestellwesen, Post-, Paket- und Kurier-Organisation, etc.)

· Souveränes Management telefonischer oder persönlicher Kontakte mit Kunden, Partnern und Kollegen

· Erstellung von Ausgangsrechnungen – eigenständig oder in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement

· Kontoführung und Überwachung von Zahlungsein- und ausgängen sowie Führen der Barkasse

· Vorbereitende Buchhaltung und Koordination aller finanziellen und steuerlichen Aufgaben in Zusammenarbeit mit unserem Steuerberater

· Assistenz des Geschäftsführers insbesondere in den Bereichen Finanzplanung und -auswertungen sowie Terminkoordination

· Koordination von Dienstleistern einschließlich Anfragen und Auswertung von Angeboten

· Instandhaltung des Büros (Koordination von Reiniungskräften, sowie ggf. von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, etc.)

Erweiterter Aufgabenbereich im Bereich HR oder Finanzen (abhängig von fachlicher Qualifikation, Ambitionen und Stundenzahl)

HR

· HR-Management (Recruiting, Onboarding neuer Kollegen, Feelgood-Management)

· Vertragsgestaltung und Mitarbeit bei der Entwicklung von Vergütungsmodellen und betrieblichen Altersvorsorgekonzepten

Finanzen

· Mitarbeit im Projektcontrolling einschließlich Zeit- und Budgetplanung

· Finanzplanug und Entwicklung von Geschäftsbereichen und Neugeschäft

· Vertragswesen, einschließlich Abstimmung mit unseren Fachanwälten

Dein Profil:

· Wirtschaftliches Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung plus Berufserfahrung

· Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen

· Gutes Verständnis wirtschaftlicher und rechtlicher Zusammenhänge

· Hohe soziale Kompetenz und excellente Kommunikationsfähigkeit im Team- und Kundenkontakt

· Strukturierte Arbeitsweise und effektives Zeitmanagement, durchsetzungsstark

· Klare Kundenfokussierung mit ausgeprägtem Qualitätsanspruch

· Exzellente Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift

· Zuverlässig sicherer Umgang mit MS Office 365

· Agenturerfahrung wünschenswert, Kenntnissen in Agentursoftware und DATEV von Vorteil

· Gute Englisch-Kenntnisse

· Bei erweitertem Tätigkeitsspektrum im Bereich HR oder Finanzen (Vollzeitvariante) werden umfassende Kompetenzen im jeweiligen Bereich vorausgesetzt

Unser Angebot:

· Eine unbefristete Teil- oder Vollzeitbeschäftigung mit marktgerechter Vergütung

· Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Vermeidung von Überstunden

· Firmenrad und/oder Zuschuss zu Gesundheits- und Fitnessmaßnahmen

· Ein neuwertiges, modernes Büro mit ergonomischen Arbeitsplätzen in bester Lage direkt am Stadtpark

· Anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabenspektrum mit persönlichem Entwicklungspotential

· Freiraum und Eigenverantwortung in einem teamorientierten Arbeitsumfeld

· Sympathisches Team mit hoher Innovationsfreude und klarer Ziel- und Kundenorientierung

· Offenheit für deine Entwicklungs- und Weiterbildungswünsche

Die Position ist für den Kernbereich des Office-Managements als Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche ausgelegt. Darüber hinaus bieten wir engagierten und qualifizierten Bewerbern die Perspektive, die Wachstumsstrategie unserer Agentur in den Bereichen HR oder Finanzen aktiv mitzugestalten. In diesem Fall besteht je nach Tätigkeitsbereich die Möglichkeit, die Teilzeitstelle auf eine Vollzeitstelle auszuweiten.
Wenn dich unsere vielseitigen Aufgaben reizen und du uns vielleicht auch im erweiterten Aufgabenbereich von HR und Finanzen langfristig unterstützen möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung für eine Teil- oder Vollzeitstelle.

Damit wir bereits in der Bewerbungsphase möglichst viel von dir erfahren, schreib uns doch bitte neben den üblichen Infos zu Gehaltsvorstellungen und deinem nächstmöglichen Starttermin auch kurz in eigenen Worten, was du bislang gemacht hast und mit welchen Stärken du Remind unterstützen kannst. So finden wir beim ersten Kennenlernen schneller heraus, ob wir gut zueinander passen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung per E-Mail.

* Geschlecht, Herkunft, Religion, sexuelle Orientierung oder Hautfarbe haben bei uns selbstverständlich keinen Einfluss auf die Personalentscheidungen. Alles egal. Hauptsache, du passt insTeam!

Bei Rückfragen wende dich bitte an
Remind GmbH
Daniela Beck

Am Alten Stadtpark 37

44791 Bochum

Tel.: 02 34 - 516 28-18

www.remind.de

Arbeitsstunden: 20 pro Woche

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Arbeitszeiten:

• Montag bis Freitag

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Betriebsfeiern
• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice
• Kostenlose Getränke

Homeoffice:

• Nein