Fachassistent/-in im Rektorat der HdBA – Vertretung

Ihre Aufgaben und Tätigkeiten Sie arbeiten im Sekretariat des Rektors der Hochschule der Bundesagentur für Arbeit. Die Aufgaben liegen in den Bereichen Terminkoordination für den Rektor, Bearbeitung der Korrespondenz, Reiseplanung und -abrechnung, sowie im Informationsmanagement (Ablage und Wiedervorlage). Weiterhin gehören terminliche Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Bewirtung zu den zu erledigenden Aufgaben. Sie sind erster Kontakt für interne und externe Partner der Hochschule in Wissenschaft, Politik und Gesellschaft aus dem In- und Ausland. Als Teil des kleinen Teams im Büro des Rektorats können optional oder vertretungsweise weitere Aufgaben hinzukommen, in denen Sie Ihre bisherigen Erfahrungen einbringen können. Terminierung, Datenerfassung und -pflege in den relevanten IT-Fachanwendungen (MS-Officepaket, eigene Reiseplanungssoftware) Erstellung von Auswertungen, Aufbereitungen, Berichten, Analysen nach Standard oder nach Vorgabe Erteilung von Auskünften und Durchführung von Recherchen Serviceaufgaben mit mittlerem Schwierigkeitsgrad (z.B. Vorbereiten von Terminen, Erstellen von offiziellen Schreiben, Sicherstellung der reibungslosen Unterschriftsprozesse
• Organisatorische bzw. organisatorisch-technische Unterstützung von Veranstaltungen, Kommissionen, Netzwerken, externen Partnern u.ä.

Sie bringen als Voraussetzung mit Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, gerne auch mit Englischkenntnissen z.B. Fremdsprachensekretärin o.ä. Fundierte Kenntnisse von Microsoft-Office-Produkten Fundierte Kenntnisse der Büroorganisation, gerne bereits Erfahrung im Sekretariat allgemein oder im (Hoch)Schulbereich Loyalität und Diskretion sind uns besonders wichtig
• Wenn Sie Teamfähigkeit, Organisationstalent, persönliche Einsatzbereitschaft, Flexibilität (auch unter Belastung) sowie stilsicheres freundliches Auftreten und ein gepflegtes Äußeres mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Über uns
Die Bundesagentur für Arbeit - bringt weiter.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) ist die größte Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt und selbst eine der größten Arbeitgeberinnen des Bundes. Unser Engagement erfolgt im gesellschaftlichen Auftrag: Jeden Tag beraten wir Menschen zu Themen rund um Ausbildung, Arbeit, Beruf und Arbeitsmarkt. Wir erbringen für Bürgerinnen und Bürger vielfältige Leistungen wie Arbeitslosengeld und Kindergeld. Damit dies erfolgreich geschehen kann, sind bei uns viele Menschen gemeinsam in unterschiedlichen Tätigkeiten und Dienststellen aktiv - nicht immer im direkten Kundenkontakt, immer jedoch für das gemeinsame Ziel.

Kundenorientierung und Gemeinwohl sind wesentliche Elemente unserer Arbeit. Unsere Kultur beruht auf Vertrauen und gegenseitiger Wertschätzung sowie offener und ehrlicher Kommunikation. Wir teilen unser Wissen und suchen gemeinsam nach der jeweils besten Lösung. Dabei ist die BA fähig und willens, kontinuierlich zu lernen, sich zu verändern und zu erneuern.

Unsere Aufgabenvielfalt sorgt für ein breit gefächertes Angebot an beruflichen Tätigkeiten und Ausbildungen. Neben interessanten Aufgaben im gesamten Bundesgebiet erwarten Sie eine strukturierte Personalentwicklung, regelmäßige Qualifizierungsangebote und ein gezieltes Gesundheitsmanagement. Flexible Arbeitszeitmodelle und Arbeitsformen erleichtern Ihnen das Vereinbaren privater Interessen sowie familiärer Pflichten mit dem Beruf.

Die Bundesagentur für Arbeit ist eine Arbeitgeberin, die Chancengleichheit und Vielfalt ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördert. Hierbei unterstützen wir auch die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung. Für diese vorbildliche Personalpolitik sind wir zum wiederholten Male ausgezeichnet worden.

Weitere Informationen zur BA als Organisation erhalten Sie unter www.arbeitsagentur.de/ueber-uns .