Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Die Abteilung P des Fernstraßen-Bundesamtes ist seit dem 01.01.2021 mit den Aufgaben der Anhörungs- und Planfeststellungsbehörde betraut. Dabei erwarten Sie als Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (m/w/d) im Wesentlichen folgende Aufgaben:

Im Bereich des Vorzimmerdienstes und der Abteilungsassistenz u. a.

• Zusammenstellung und Überarbeitung von Unterlagen und Präsentationen, Verwalten von Schriftstücken, Protokollführung, Datenpflege und -versand
• Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von Besprechungen, Arbeitsmeetings, Personalgesprächen u. ä. für die Abteilungsleitung
• Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen und Auskünfte
• Eigenverantwortliche Organisation von besonderen Veranstaltungen
• Bearbeitung des Postein und -ausgangs
• Organisation von Dienstreisen
• Wiedervorlagen, Fristenkontrolle
• Sonstige allgemeine Sekretariatsaufgaben und organisatorische Aufgaben

Wahrnehmung administrativer Assistenzaufgaben bei der Durchführung von Planrechtsverfahren

• Anlegen, Pflege und Auswertung einer Übersicht aller laufenden Planrechtsverfahren der Abteilung einschließlich der Erfassung der jeweiligen Verfahrensstände, Meilensteine, besonderer Schwierigkeiten, Terminüberwachung u. ä., in Abstimmung mit den Planfeststellungs-Referaten einschließlich der Erstellung hierauf basierender Auskünfte an den/die Präsident/in FBA, das BMVI und sonstige Partner des FBA auf entsprechende Anforderung
• Vorbereitung von Empfangsbekenntnissen und Schreiben für die Zustellung und Bekanntgabe von u.a. Planfeststellungsbeschlüssen und -Entscheidungen
• Mitwirkung an der Vorbereitung von Stellungnahmen des FBA
• Einholung von Angeboten und Erteilung von Aufträgen für Drucke und Veröffentlichungen, u.a. Auslegung von Planfeststellungsbeschlüssen sowie Kontrolle der ordnungsgemäßen Durchführung und Informationsvermittlung
• Literaturbeschaffung und Durchführung von Literaturumläufen

Schriftguterstellung und Führen von Korrespondenzen

Ihr Profil

Zwingende Anforderungskriterien:

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder zur/zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d) oder Sie sind Beamtin/Beamter (m/w/d) mit der Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst in vergleichbarer Fachrichtung.

Wichtige Anforderungskriterien:

• Mindestens zweijährige, aktuelle und einschlägige Berufserfahrung in Vorzimmer- und Assistenztätigkeiten, vorzugsweise in einer Behörde
• IT-Kompetenz
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit
• Darstellungsvermögen
• Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit
• Selbstständigkeit und Initiative
• Gute Auffassungsgabe
• Leistungsmotivation
• Verlässlichkeit, Diskretion und freundliches Auftreten

Unser Angebot

Der Dienstposten ist nach der Entgeltgruppe 6, Teil I der Anlage 1 des Tarifvertrags über die Entgeltordnung des Bundes bewertet. Beamtinnen und Beamte werden in ihrem bisherigen Amt (max. Besoldungsgruppe A 6) nach einer vorübergehenden Abordnung versetzt.

Besondere Hinweise

Das Fernstraßen-Bundesamt unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wir bieten unseren Beschäftigten individuelle Arbeitszeitmodelle im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung sowie Teil- und Gleitzeit und bei Bedarf mobiles Arbeiten mit entsprechender technischer Ausstattung. Je nach individuell festgestelltem Bedarf erfolgt eine zielgerichtete Fortbildung.

Der Dienstposten ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 des Bundesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.

Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Für Tarifbeschäftigte des BMVI und seines Geschäftsbereichs werden zur Durchführung eines Leistungsvergleichs vom Personalreferat des FBA Leistungseinschätzungen eingeholt, die sich verfahrensmäßig an den jeweils im Geschäftsbereich geltenden Richtlinien für die beamtenrechtliche Beurteilung orientieren. Die betreffenden Tarifbeschäftigten des BMVI bzw. seines Geschäftsbereichs erklären mit ihrer Bewerbung ihr Einverständnis zur Durchführung dieser Maßnahme.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 16.09.2021 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Hier geben Sie bitte den oben genannten Referenzcode ein.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen(Motivationsschreiben, Lebenslauf, Urkunde oder Zeugnis zum Berufsabschluss, aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse, ggf. weitere Nachweise)als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Zusätzlich pflegen Sie bitte in Ihrem Kandidatenprofil unter „Ausbildung/Abschlüsse“ Ihren entsprechenden Berufsabschluss und unter „Berufserfahrung“ die Arbeitgeber der letzten 3 Jahre (inklusive des Aktuellen).

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter http://www.kmk.org/zab

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

Ansprechpartner/in

Als Ansprechpartnerin steht Ihnen im Fernstraßen-Bundesamt für Fragen zum Ausschreibungsverfahren Frau Hemmann unter der Telefonnummer 0341 49611-367 zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter http://www.fba.bund.de/jobs