Mitarbeiter*in im Bürodienst

Stellenausschreibung

An der Kunsthalle der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel ist zum 01. Dezember

2021 die Stelle einer*eines

Mitarbeiter*in im Bürodienst

unbefristet zu besetzen.

Die Kunsthalle zu Kiel besitzt eine umfangreiche Sammlung von Kunstwerken (rund

1.200 Gemälde und 300 Skulpturen sowie 30.000 graphische Werke) und präsentiert

jährlich mehrere Wechselausstellungen mit nationalen und internationalen Leihga-

ben. Im Bereich Bildung und Vermittlung besteht ein umfangreiches Angebot mit Ver-

anstaltungen vor Ort und digital, zudem finden inner-universitäre und externe Veran-

staltungen statt.

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt die einer* eines entsprechend Voll-

beschäftigten (z. Zt. 38,70 Stunden). Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen der ta-

rifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L.

Ihr Aufgabengebiet wird besonders vielfältig sein; Sie wirken als Schnittstelle zu den

Kolleg*innen im Haus sowie nach außen. Zu einem Drittel Ihrer Arbeitszeit nehmen

Sie Aufgaben im Geschäftszimmer der Direktion wahr: 

Organisation des Büros der Direktorin, Posteingang, Korrespondenz, Terminkoor-
dination und administrative Betreuung von Projekten in deutscher und englischer
Sprache wie z.B. Vorbereitung von Präsentationen; 

repräsentative Aufgaben wie Empfang und Koordination von Besucher*innen der
Leitung; 

Protokollführung; 
Vor- und Nachbereitung von Besprechungsunterlagen und Dienstreisen.

Zu zwei Dritteln Ihrer Arbeitszeit unterstützen Sie Direktion und Verwaltungsleitung

mit folgenden Aufgaben: 

Führen der Zahlstelle der Kunsthalle, Bearbeiten sämtlicher Rechnungen (Aus-
zahlungsanordnungen), Mitarbeit bei der Mittelbewirtschaftung/Buchhaltung, inter-
nes Berichtswesen; 

Terminvergabe im Bereich Bildung & Vermittlung (Führungen und Veranstaltun-
gen; 

Vermietung/Veranstaltungsmanagement: Terminvergabe, Planung Veranstaltun-
gen; 

Mitarbeit bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten und -konten; 
Tätigkeiten im operativen Museumsbetrieb, in der Personaladministration, in der

Kommunikation mit externen Dienstleistern, im Gästemanagement; 
Abrechnung Künstlersozialkasse.

Sie bringen folgende Voraussetzungen mit: 

Erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung zur Kauffrau*Kaufmann für Büroma-
nagement oder Verwaltungsfachangestellte*r bzw. gleichwertige kaufmän-
nisch oder administrativ geprägte Ausbildung; 

mindestens zweijährige Berufserfahrung in der Assistenz von Leitungspositio-
nen oder in der Administration eines Museums oder einer vergleichbaren Insti-
tution (Nachweis); 

Textsicherheit in Wort und Schrift, besonders deutsche Rechtschreibung und
Grammatik; 

Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Internetrecherche, digitales Meetingma-
nagement und digitale Ablage (sehr gute Kenntnisse); 

ausgeprägte Serviceorientierung sowie organisatorisches Geschick; 
Englischkenntnisse auf dem Niveau B1 (aufgrund der internationalen Ausrich-

tung der Kunsthalle).

Folgende Kenntnisse/Erfahrungen sind erwünscht (möglichst mit Nachwei-

sen/Zeugniskopien): 

Buchführung (Bestell-, Rechnungs- und Buchungswesen); 
Verwaltung, Abrechnung von Drittmittelprojekten; 
Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen und Kommunikationspro-

zesse, Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung sowie Kenntnisse in Mach-
web.

Die Arbeitszeit liegt während der Geschäftszeiten der Kunsthalle (üblicherweise 9-17

Uhr), in Ausnahmefällen bis in die Abendstunden.

Sie bringen folgende Fähigkeiten mit: 

gewandtes Auftreten, positive Ausstrahlung, sehr gute Umgangsformen, Welt-
offenheit, Diskretion; 

Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Sorgfalt; 
Verschwiegenheit, Integrität; 
verantwortungsvolle, selbständige und effiziente Arbeitsweise, Flexibilität, Pro-

zessdenken, Zahlenaffinität; 
hohe kommunikative Kompetenz, Koordinationsfähigkeit; 
Fähigkeit, auch unter vielfältigen Anforderungen gleichzeitig gründlich zu ar-

beiten; 
Integrationsvermögen, Kooperationsfähigkeit, Teamfähigkeit; 
Bereitschaft zur Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen.

Wir bieten Ihnen: 

ein interessantes und vielseitiges Arbeitsfeld in einem internationalen Kontext; 
konstruktives Arbeiten in einem engagierten Team; 
vielfältige Vorzüge des öffentlichen Dienstes an der CAU: tarifliche Vergütung

inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge, variable Arbeitszeit, 30
Tage Erholungsurlaub pro Jahr, betriebliche Gesundheitsförderung, beson-
dere Konditionen beim Hochschulsport, Zuschuss zum Jobticket, Möglichkei-
ten zur vielfältigen Fortbildung und zum Austausch/Netzwerken, zertifizierte
Familienfreundlichkeit; 

einen ergonomisch eingerichteten Büroarbeitsplatz.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene

Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Ge-

schlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behin-

derung oder sexuellen Identität. Wir fördern die Gleichberechtigung der Geschlech-

ter. Frauen werden bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung

vorrangig berücksichtigt.

Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schles-

wig-Holstein und an externe Bewerber*innen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Men-

schen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleich-

gestellten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei

uns bewerben.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und

bitten daher, hiervon abzusehen.

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte bis zum 24. September

2021 per E-Mail zusammengefasst als PDF-Datei(diese sollte die Größe von 10

MB nicht überschreiten) an die Direktorin der Kunsthalle zu Kiel, Dr. Anette Hüsch

(bewerbung@kunsthalle-kiel.de), Düsternbrooker Weg 1, 24105 Kiel

Für Rückfragen steht Ihnen die Verwaltungsleitung, Mareike Otten (otten@kunsthalle-

kiel.de), zur Verfügung.