Archivassistent (m/w/d) für das Verwaltungs- und Bauarchiv

작업 내용

Übernahme, Ordnung und Verzeichnung der Bauakten

- Übernahme der Bauakten, deren technische Behandlung, einschließlich Kartonierung

- Ordnung der Bauakten

- Vergabe der Archivsignaturen und Verzeichnung im Programm „Augias-Archiv“

- Einlagerung der Bauakten

- laufende Aktualisierung der Datei „Neue amtliche Hausnummer“

Übernahme, Ordnung und Verzeichnung des dienstlichen Schriftgutes aus den Bauabteilungen einschließlich Fachbereichsleitung

• Übernahme des dienstlichen Schriftgutes mit Ablieferungsliste, dessen technische Behandlung, einschließlich Kartonierung
• Vergabe der Archivsignaturen und Verzeichnung im Programm „Augias-Zwischenarchiv“
• Einlagerung des dienstlichen Schriftgutes

Technische Behandlung schadhafter Bauakten

• Auswechseln beschädigter Aktendeckel
• Erfassung schadhafter Bauakten
• Vorbereitung schadhafter Bauakten für die Restaurierung durch Dritte

Auskunftserteilung

Nutzung der Bauakten vor Ort

• Terminvergabe für die Nutzung vor Ort einschl. Prüfen der beizubringenden Nachweise der Nutzer
• Vorbereitung der Nutzung einschließlich Recherche in Findhilfsmitteln zur Ermittlung der vorhandenen Akten
• Recherche in den Bauakten über die vorhandenen Inhalte, ggf. Rücksprache mit dem potentiellen Nutzer
• Betreuung der berechtigten Institutionen und Bürger während der Nutzung
• (Akteneinsicht) einschl. Anfertigung von Kopien und Einnahme der anfallenden Gebühren

Schriftliche Beantwortung von Anfragen

• Prüfen der beizubringenden Nachweise der Nutzer

*

Recherche in Findhilfsmitteln zur Ermittlung der vorhandenen Akten, Ausheben der Bauakten und Einsichtnahme, Recherche in den Bauakten über vorhandene Inhalte (z.B. Grundrisse), ggf. Rücksprache mit dem Anfragenden

• Anfertigung von Kopien und Scans

• Zusendung der beantworteten Anfrage einschließlich Kopien einschl. Rechnungslegung

• Nutzung des dienstlichen Schriftgutes

*

• Ausheben der Akten
• Betreuung der berechtigten Mitarbeiter während der Einsichtnahme vor Ort
• Ausleihe des dienstlichen Schriftgutes an berechtigte Mitarbeiter
• Führen des Ausleihbuches
• Reponieren der Akten nach Rückgabe

• Kassation des dienstlichen Schriftgutes nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und nach Genehmigung durch die Archivarin des Verwaltungsarchivs

*

• Ausheben des dienstlichen Schriftgutes
• Verbringen des dienstlichen Schriftgutes in den Kassationscontaine

Folgende fachliche und persönliche Qualifikationen erwarten wir:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Archivassistent/in oder als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archivwesen
• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS-Office
• idealerweise Erfahrung mit den archivischen Datenbanksystemen „Augias-Zwischenarchiv“ und „Augias-Archiv“
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Kundenorientierung und Kommunikationsfähigkeit sowie Fähigkeit zur konzeptionellen Arbeit
• Körperliche Belastbarkeit

Bei Einstellungen der Gemeinde können Mitglieder im Einsatzdienst der Feuerwehr dieser Gemeinde nach § 9 Abs. 5 Brandschutzgesetz Land Sachsen-Anhalt (hier Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr) bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt werden, wenn nicht andere rechtlich schützenswerte Gründe überwiegen, die in der Person eines anderen Bewerbers liegen.

Wir weisen darauf hin, dass im Vorfeld ein internes Bewerberverfahren erfolgt.

Arbeitsstunden: 30 pro Woche

Bewerbungsfrist: 10.9.2021

Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung

Arbeitszeiten:

• Montag bis Freitag

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten

Sonderzahlung:

• Zusatzzahlungen

Homeoffice:

• Temporär, aufgrund von COVID-19