Receptionist

仕事内容

About JLL –
We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 91,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 company, we also have an inherent responsibility to drive sustainability and corporate social responsibility. That’s why we’re committed to our purpose to shape the future of real estate for a better world. We’re using the most advanced technology to create rewarding opportunities, amazing spaces and sustainable real estate solutions for our clients, our people and our communities.
Our core values of teamwork, ethics and excellence are also fundamental to everything we do and we’re honored to be recognized with awards for our success by organizations both globally and locally.
Creating a diverse and inclusive culture where we all feel welcomed, valued and empowered to achieve our full potential is important to who we are today and where we’re headed in the future. And we know that unique backgrounds, experiences and perspectives help us think bigger, spark innovation and succeed together.
If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements below. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!
Job Description
Reception Aufgaben
Anwesenheit Reception 100% im Office

Kundenempfang und -betreuung:
Als erste Anlaufstelle die Visitenkarte unseres Unternehmens sein.
Individuelle und persönliche Begrüßung, Betreuung und Unterstützung von Gästen
Betreuung und Unterstützung von Kunden, Besuchern und allen Mitarbeitern am Standort.
Zentraler Kontaktpunkt des Büros analog eines Concierge mit hilfsbereiter, freundlicher und professioneller Ausstrahlung

Organisation der Konferenzräume:

• Koordination der Raumbuchungen
• Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung in den Konferenzräumen
• Wahrnehmung der organisatorischen Gastgeberrolle bei Veranstaltungen mit internen und/oder externen Teilnehmern

Inklusive z.B. Bereitstellung von kalten und warmen Getränken bei Kundenterminen, ggf. Bereitstellung von Snacks und Caterings für Kundenmeetings sofern

• Bereitstellung von Präsentationstechnik (Beamer, Flipchart, Kabel etc.)
• Überprüfung der Sauberkeit und Ordnung der WC-Bereiche für die Konferenzräume

Verwaltung von Kundenparkplätzen, Parkgutscheinen u.ä. Systemen

Empfang und Telefonzentrale:
Annahme und zeitnahe Weiterleitung von eingehenden Telefongesprächen, Nachrichten, Telefaxen, Kuriersendungen etc.
Kommunikation mit Kunden zur Sicherstellung, daß deren Anliegen durch JLL adressiert werden, oder eine entsprechende professionelle Rückmeldung erfolgt.
Besprechen von Bandansagen sowie Abhören des Anrufbeantworters
Vorbereitung der Ausgangspost sowie Auffüllen der Frankiermaschine im Bedarfsfall, Vorbereitung für Frankierservice
Bearbeitung der Eingangspost inkl. ggf. Abholung aus Hausbriefkasten, Postfach o.ä.
Bestellung von Kurierdiensten jeglicher Art
Führen der Anwesenheitsliste (Urlaub- bzw. Krankheitsfall)
Führen der Telefonlisten

Maintenance:
Sicherstellung der Sauberkeit und Ordnung in den Teeküchen, inkl. regelmäßige Kontrolle der Kühlschränke, Reinigung der Spülmaschinen etc.
Management der Lobby / des Empfangs (Sicherstellung der Sauberkeit, Ordnung und Sicherheit)
Erstellung von Besucherausweisen

Lokales Fuhrparkmanagement:
Verwaltung und Ausgabe des Poolfahrzeugs
bei Bedarf: Verwaltung der Job Tickets
bei Bedarf: Verwaltung der E-Bikes

Health & Safety Organisation in der Niederlassung:
Ersthelfer
Räumungshelfer

Einkaufsprozesse:
Annahme, Vollständigkeitskontrolle und Lagerung von z.B. Drucksachen, Broschüren, Paketen und sonstigen Lieferungen
Regelmäßige Bedarfsprüfung und Bestellung von Kaffee, Tee, Blumen, Getränke, Bürobedarf, Papier, Umschläge etc.

Organisation:
Vertretung und Unterstützung des Office Managements im Bedarfsfall
lm Bedarfsfall sonstige Bürotätigkeiten

Stellenvoraussetzungen:
Freude am Umgang mit Menschen sowie ein freundliches, sicheres und professionelles Auftreten
Eine aufgeschlossene, kommunikative Persönlichkeit mit Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
Die Fähigkeit, auch in den berühmten heißen Zeiten einen kühlen Kopf zu bewahren sowie Organisationstalent und Belastbarkeit
Abgeschlossene Ausbildung zum/r Fremdsprachensekretär/in oder eine kaufmännische Ausbildung
Min. 2 Jahre relevante Berufserfahrung am Empfang oder in vergleichbarer Position wünschenswert
Eine ausgeprägte Dienstleistungs-/Serviceorientierung mit hohem Qualitätsanspruch
Selbstständige Arbeitsweise
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute MS Office-Kenntnisse
What you can expect from us
We succeed together and believe the best inspire the best, so we invest in supporting each other, learning together and celebrating our success.
Our Total Rewards program reflects our commitment to helping you achieve your career ambitions, recognizing your contributions, investing in your well-being and providing competitive benefits and pay.
We can’t wait to see where your ambitions take you at JLL. Apply today!