Office Managerin (m/w/d)

仕事内容

Die CareerTeam Group ist die Personalberatung im digitalen Zeitalter. Unser Netzwerk, Fokus und unsere Expertise liegen in der digitalen Welt. Mit einem Team von 170 Mitarbeitenden und Standorten in Hamburg, Berlin, Zürich und Amsterdam unterstützen und beraten wir unsere Partner bei der Besetzung von vakanten Managementpositionen im digitalen Umfeld. Neben der klassischen Executive Search für globale Konzerne, mittelständische Firmen sowie inhabergeführte Familienunternehmen, baut CareerTeam im Zuge der digitalen Transformation auch ganze digitale Abteilungen auf. Der Fokus liegt im „Perfect-Fit” für Bewerber und Unternehmen: Menschen und Jobs zusammenbringen, die wirklich zueinander passen. Unter dem Dach der Group vereinen wir sieben hoch spezialisierte Agenturen: alphacoders, BENOMIK, CareerTeam, Foxio Consulting, Numeris Consulting, PALTRON und Sinceritas.

Wir suchen Herz, Hirn und Hand! Werde Teil unseres Office Managements in Hamburg und kümmere dich als Office Managerin (m/w/d) sowohl eigenverantwortlich als auch im Team um alles, was wir und unsere Mitarbeitenden brauchen. Als Office Managerin (m/w/d) gehörst du zum Team “Mission Control”, das Teil unserer Shared Services ist, und sich bei uns um das Accounting, das HR-Management und das Office Management an allen unseren Standorten kümmert. Im Bereich Shared Services arbeiten wir hinter den Kulissen und sorgen dafür, dass in der gesamten CareerTeam Group alles reibungslos läuft und dass alle Mitarbeitenden stets ihre beste Leistung erbringen können, egal vor welcher Herausforderung sie auch stehen.

Aufgaben

• Mit deiner Arbeit unterstützt du das Team in operativen und administrativen Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf.
• Du bist unsere Telefonzentrale und zugleich Post- und Paket-Administration
• Du bist verantwortlich für unser Dokumenten-Management inkl. Ablage und Digitalisierung
• Du hast die Schirmherrschaft über unsere Bestände, tätigst Bestellungen und verwaltest die Bestände
• Du hast unsere Hardware Verwaltung im Griff und sorgst dafür, dass alle Mitarbeitenden mit dem nötigen Equipment ausgestattet sind
• Du hast ein Auge für das Raum-Management insbesondere bei Küche, Konferenz- und Gemeinschaftsräumen, und bist dir nicht zu schade auch mal selber Hand anzulegen
• Du koordinierst unsere externen Dienstleister und Lieferanten und bist dabei qualitätsbewusst und packst selber mit an
• Du führst eigenständig den Empfangsbereich und nimmst unsere Besucher*innen in Empfang
• In dir steckt eine Feelgood-Managerin (m/w/d) und du weißt, mit welchen Tricks und Kniffen unsere Unternehmensgruppe und die Mitarbeitenden mit guter Laune zu Hochleistung auflaufen
• Du bist bei allgemeinen administrativen Aufgaben an Bord, schickst die Kollegen*innen auf Reisen und hilfst bei den Abrechnungen
• Du organisierst gruppenweite Unternehmens- und Teamevents

Qualifikation

• Du bringst eine passende abgeschlossene Ausbildung mit und überzeugst durch eine selbstständige, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise.
• Wenn du auch noch Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Office Management / Teamassistenz, Hotellerie oder Gastronomie) mitbringst, sind wir richtig begeistert!
• Auch Quereinsteiger (m/w/d) sind bei uns herzlich willkommen.
• Du verfügst über eine sehr gute Organisationsfähigkeit, eine ausgeprägte Hands-On-Mentalität und wenn es mal hektisch wird, verlierst du weder deinen Kopf noch deinen Humor.
• Du überzeugst durch deine sehr guten kommunikativen Fähigkeiten und deine hohe Kundenorientierung.
• Du bist internetaffin und kannst am PC arbeiten, MS Office und Google Workspace bedienst du im Schlaf.
• Du verfügst über eine professionelle Ausdrucksweise in schriftlicher und mündlicher Form auf Deutsch und Englisch.

Benefits

• 30 Tage Urlaub
• Betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zum Jobticket
• Zentrale Lage
• Firmenfahrrad
• Laptop & IPhone auch zur privaten Nutzung
• Betriebsferien über Weihnachten und Silvester
• exklusive Mitarbeiterrabatte
• kostenlose Getränke
• Sport- & Sprachkurse

Bei unserer Arbeit vertrauen wir einigen Grundwerten, die sich jeden Tag bezahlt machen: Transparenz bedeutet Vertrauen – jeder weiß, was jeder tut und jeder spricht offen darüber, woran er arbeitet. Wir sind offen und schätzen Diversity - bei uns wird niemand diskriminiert und Vielfalt geschätzt. Wir legen hohen Wert auf Qualität und Gründlichkeit, Datenpflege hat einen hohen Stellenwert und das Vier-oder-mehr-Augen-Prinzip bewährt sich ständig. Fehler dürfen und sollen gemacht, Fragen gestellt werden.

Klingt zu schön um wahr zu sein? Dann lass dich auf kununu überzeugen.

Ort: Hamburg | Beginn: flexibel | Dauer: unbefristet | Vergütung: nach Vereinbarung | Umfang: Vollzeit oder Teilzeit ab 30h/Woche

Werde Teil der CareerTeam Group! Bewirb dich bitte über unser Bewerbungsformular mit Angabe der Referenznummer #5929 und einem kurzen Anschreiben, das den Startzeitpunkt, deine Gehaltsvorstellung und deine Motivation für eine Position als "Office Managerin (m/w/d)" bei uns beinhaltet. Deine Ansprechpartnerin ist Martine Brandt. Wir freuen uns schon darauf, dich kennenzulernen!