Assistenz der Amtsleitung und der stellvertretenden Amtsleitung

Assistenz der Amtsleitung und der stellvertretenden Amtsleitung

EG 8 TVöD

für das Kulturamt

Das Kulturamt der Landeshauptstadt Düsseldorf fördert und unterstützt das kulturelle Angebot in der Stadt. Es fördert Künstler*innen sowie Kultureinrichtungen insbesondere der Sparten Bildende Kunst, Tanz und Theater, Musik und Literatur. Gleichzeitig versteht es sich als Vermittler, Koordinator bei Austausch- und Auslandsprojekten und als Impulsgeber.

Ihre Aufgaben u.a.:

• Führen des Terminkalenders der Amtsleitung beziehungsweise stellvertretenden Amtsleitung, Terminvereinbarungen, Verarbeitung von Schriftverkehr nach Vorlage oder Diktat

• selbständige Erledigung von Korrespondenz, Fertigung von Protokollen sowie Annahme und Vermittlung telefonischer Anfragen

• Aktenführung, Überwachung der Wiedervorlage sowie Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen

• Übernahme von Recherchearbeiten für die Amtsleitung beziehungsweise stellvertretenden Amtsleitung, methodische Informationsbeschaffung sowie Postverteilung und Versand

• Vorbereitung und Planung von Dienstreisen inklusive Abwicklung des anfallenden Schriftverkehrs sowie Vertretung der zweiten Vorzimmerkraft

• Erstellen von Grafiken und Power Point Präsentationen.
  

Ihr Profil:

• Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung in einem für die Assistenztätigkeit förderlichen Beruf mit Erfahrung in dem Bereich der Assistenztätigkeit

• hohes Maß an Organisationsgeschick, Initiative und hohe Belastbarkeit

- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten

• hohe Einsatzbereitschaft und zeitliche Flexibilität

• selbständiges, strukturiertes und eigenverantwortliches Arbeiten

- fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere in der Präsentations- und Kommunikationstechnik

• Verantwortungsbewusstsein, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

• Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind wünschenswert.
  

Was Sie sonst noch wissen sollten:

Die Einstellung erfolgt zunächst befristet für die Dauer der Mutterschutzfristen der derzeitigen Stelleninhaberin. Sofern im Anschluss eine Beurlaubung beantragt wird, ist bei persönlicher und fachlicher Eignung eine entsprechende Weiterbeschäftigung nicht ausgeschlossen.

Wir leben Vielfalt –

Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente – unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Bitte bewerben Sie sich online bis zum 14. Dezember 2023 über den Button „Stell dich vor!“ .

Bei Rückfragen bitten wir um Angabe der Kennziffer 41/00/04/23/01.

Ansprechpartner/in:

Nadine Kaiser,

Telefon 0211 89-21529,

Moskauer Straße 25, Zimmer 3.34.