Teamassistenz (m/w/d)

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light - Life - Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.

Am Historischen Institut der Philosophischen Fakultät sowie an der der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät ist zum 01.12.2021 eine Stelle als

Teamassistenz (m/w/d)

in Teilzeit (75 % / 30 Wochenstunden) befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung zu besetzen.

Als neues Teammitglied unterstützen Sie uns administrativ an der Professur für Geschlechtergeschichte der Philosophischen Fakultät und an der Professur für Wirtschaftsforschung der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät und tragen damit maßgeblich zum Erfolg unserer Aktivitäten in Forschung und Lehre bei.

Ihre Aufgaben:

• Verwaltungstechnische Organisation der Arbeitsgruppe (u. a. Schreibarbeiten/Korrespondenz, allgemeine Auskunftserteilung, Ablageorganisation- und Archivierung, Büroorganisation)
• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Überwachung von Haushalts- und Drittmittelkonten, Bearbeitung von Rechnungen, Veranlassen von Umbuchungen, Bedarfsermittlung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Lieferungs- und Rechnungskontrolle)
• Koordination von Personalangelegenheiten (u.a. Bearbeiten von Einstell- und Weiterbe-schäftigungsanträgen, Entgegennahme, Erfassung und Weitergabe von Krank- und Gesundmeldungen, Verwaltung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Führen und Kontrolle der Urlaubskartei)
• Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von Beratungen, Tagungen u.a. Veranstaltungen (Raum- und Terminorganisation, Erstellen u. Versenden von Einladungen, Zusammenstellen der Unterlagen, ggf. Protokollführung
• Unterstützung bei der Koordination der Lehre und Studierendenangelegenheiten (u. a. Raum-buchungen, Notenverbuchung, Beantworten von Studierendenanfragen)
• Koordination und administrative Unterstützung von Mitgliedern der Arbeitsgruppen in deutscher und englischer Sprache sowie Empfang von (inter-)nationalen Gästen
• Unterstützung bei der Pflege der Webseiten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- bzw. Sekretariatsfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts- Kassen- und Rechnungswesens
• Idealerweise Kenntnisse der Strukturen der Universität

Unser Angebot:

• Interessante Tätigkeitsfelder sowie eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens.
• Ein sicherer Arbeitsplatz an einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm und individuelle Entwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder).
• Eine universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL), Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung

Ihre Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Mutterschutzvertretung bis zum 31.03.2022. Die Elternzeitvertretung bis voraussichtlich Februar 2023 ist anschließend vorgesehen. Bei Eignung und Bedarf ist eine Weiterbeschäftigung an der Universität Jena möglich und wünschenswert.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung, gerne per E-Mail (eine PDF-Datei), unter Angabe der Registrier-Nummer 317/2021 bis zum 22.09.2021 an:

Friedrich-Schiller-Universität Jena
Dezernat 5 - Personal
Fürstengraben 1
07743 Jena

E-Mail: