Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Team „Repräsentation der Stadt“

Im Amt für Angelegenheiten des Oberbürgermeisters und des Rates – Fachbereich 1 – ist im Geschäftsbereich I kurzfristig die Planstelle

Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Team „Repräsentation der Stadt“

zu besetzen.

Als moderne Großstadt im Ruhrgebiet arbeiten wir mit über 11.000 Beschäftigten gemeinsam an den Dortmunder Stadtzielen für ein Dortmund der Zukunft: lebenswert und vielfältig.

Der Geschäftsbereich I - Gremien und Bezirksvertretungen, Repräsentation umfasst die Teams Büro der Bürgermeister*innen, Gremien und Bezirksvertretungen sowie Repräsentation der Stadt und besteht aktuell aus 21 Mitarbeiter*innen. Durch die Aufgabenwahrnehmung wird sichergestellt, dass der Oberbürgermeister die Stadt Dortmund bestmöglich präsentieren kann. Eine optimale Vorbereitung der Empfänge und Repräsentationstermine des Oberbürgermeisters hat unmittelbar Auswirkungen auf die Außendarstellung und auf das Image der Stadt Dortmund.

Bei Veranstaltungen werden optimale Rahmenbedingungen für einen erfolgreichen Auftritt der städtischen Repräsentant*innen geschaffen. Ziel ist hierbei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Darauf ausgerichtet sind sämtliche Planungen und Vorbereitungen.

Ihr Arbeitsschwerpunkt liegt in der Organisation des Ablaufes der städtischen Ehrung bei Alters- und Ehejubiläen sowie der Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Empfängen und Veranstaltungen des Oberbürgermeisters.

Die Ausschreibung richtet sich an Beamt*innen der Laufbahngruppe 2, Ämtergruppe des 1. Einstiegsamtes des nichttechnischen Dienstes bzw. an Verwaltungsfachangestellte, die den Verwaltungslehrgang II erfolgreich abgeschlossen haben.

Ebenso richtet sich die Ausschreibung an Bewerber*innen mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom) der Fachrichtungen Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, internationalen Beziehungen oder vergleichbaren Studiengängen.

Die Planstelle ist nach Besoldungsgruppe A 12 LBesO NRW bzw. Entgeltgruppe 11 TVöD-Vbewertet.

Sie verstärken unser Team mit diesen Aufgaben:

• Sie wirken mit bei der Koordination, Abstimmung und Begleitung von Repräsentationsterminen des Oberbürgermeisters und anderer städtischer Repräsentant*innen incl. des Einladungsmanagement.
• Sie verantworten den Schriftverkehr (u. a. Entwurf von Glückwunschschreiben, Texten für gedruckte Einladungen und Urkunden)
• Zudem arbeiten Sie mit bei der Vorbereitung und Durchführung nicht städtischer Veranstaltungen von lokaler oder überörtlicher Bedeutung und organisieren die Pflege von Ehrengrabstätten.
• Sie verantworten die Vorbereitung von Auftragsvergaben unter Beachtung der Vergabeordnung und die Vorbereitung von Beschlussvorlagen für die Verleihung städtischer Auszeichnungen sowie Vorbereitung von Stellungnahmen an politische Gremien.
Zudem stehen Sie als Ansprechpartner*in für sämtliche Anfragen, Anregungen und Beschwerden im Zusammenhang mit den Jubiläen sowie der organisatorischen Abwicklung der Zustellung der Präsente und Urkunden zur Verfügung.
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Zu allen beschriebenen Aufgaben gehört die Mitwirkung zur jeweiligen Budgetplanung und die Abwicklung der finanziellen Belange.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die zwingend über ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft, Selbstständigkeit, Flexibilität sowie Gesprächs- und Verhandlungsgeschick verfügt. Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert. Sie sollten zudem über eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift verfügen. Engagement sowie Diskretion, gute Umgangsformen und ein sicheres, freundliches Auftreten werden erwartet. Darüber hinaus sind Kenntnisse in den Standardsoftwareprodukten erforderlich.

Wenn Sie Interesse haben, Ihr Planungs- und Organisationsgeschick sowie Ihre guten kommunikativen Fähigkeiten sowie Sensibilität im Umgang mit unterschiedlichen Personen(gruppen) bei uns im Team einzusetzen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung ist unabdingbare Voraussetzung. Dazu gehört z.B. die Begleitung von Veranstaltungen oder Terminen außerhalb der üblichen Arbeitszeit.

Wenn Sie Interesse haben, Ihr Planungs- und Organisationsgeschick, sowie Ihre guten kommunikativen Fähigkeiten sowie Sensibilität im Umgang mit unterschiedlichen Personen(gruppen) bei uns im Team einzusetzen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung.

Lernen Sie uns kennen: Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Fragen, Ihre Auf-gaben und Ihr Team. Setzen Sie sich hierfür gerne mit der Geschäftsbereichsleiterin, Frau Martina Holtze unter der Rufnummer 0231/50-28401 oder der Teamleiterin Frau Brigitte Vedder unter der Rufnummer 0231/50-22016 in Verbindung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Benefits:

• Wir bieten Ihnen vertrauens- und verantwortungsvolle Tätigkeiten in einem agilen Arbeitsumfeld mit modern ausgestatteten Arbeitsplätzen.
• Sie arbeiten in einem motivierten und dynamischen Team
• Arbeitsplatzsicherheit, damit Ihrer Zukunft nichts im Wege steht
• Ein anspruchsvolles Aufgabengebiet
• Eine Aufgabenvielfalt, die größer kaum sein könnte
• Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Ein gutes Betriebsklima, eine kollegiale Arbeitsatmosphäre und eine hoch motivierte Gruppe
• Leistungsgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes bzw. den beamtenrechtlichen Vorschriften
• Wir bieten ein vergünstigtes Deutschlandticket und ein attraktives Angebot für Fahrradleasing an (aktuell gültig für Tarifbeschäftigte)

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, die Aufgaben in Teilzeittätigkeit wahrzunehmen. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann – orientiert an den dienstlichen Erfordernissen – vereinbart werden.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungs-gesetzes bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind erwünscht.

Die Stadt Dortmund ist Trägerin des Prädikats Total E-Quality – Engagement für Chancengleichheit und Diversity. Wir sind eine welt- und kulturoffene Stadt. Es entspricht unserem Selbstverständnis, allen Menschen in der Stadt gleiche Teilhabe und Chancen auf allen Ebenen der Gesellschaft zu ermöglichen. Chancengerechtigkeit, Gleichstellung und der Umgang mit Interkulturalität sind daher notwendige und unverzichtbare Elemente unseres Verwaltungshandelns. Wir erwarten daher von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich mit dieser Ziel-setzung identifizieren.

Ihre Bewerbung kann nur berücksichtigt werden, wenn Sie diese bis zum 22.08.2024 über unsere Karriereseite (dortmund.de/karriere) online einreichen. Die Erfassung per E-Mail oder Post übersandter Bewerbungen ist grundsätzlich nicht möglich.

Wir bitten zu beachten, dass Kosten, die Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder Ihrer persönlichen Teilnahme am Auswahlverfahren entstehen, leider nicht übernommen werden können.