Office Manager (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit

Du bist ein Organisationstalent und liebst es Dinge zu planen? Büro- und Projektmanagement, Terminplanung und Eventorganisation sind deine Passion? Du bewahrst immer einen kühlen Kopf, bist serviceorientiert und hast Termine sowie Abläufe innerhalb der Agentur sehr gut im Griff? Dein Team in Köln und an den anderen Standorten sowie unsere Kund:innen können sich auf dich verlassen, auch wenn es mal hektisch wird? Dann freuen wir uns sehr auf dich! Werde ein Teil von Weber Shandwick in Köln.

WAS DICH ERWARTET:

• Spannende und vielfältige Aufgaben in einem renommierten weltweiten Agenturnetzwerk
• Internationales Arbeiten in einem innovativen, inspirierenden Umfeld
• Herzliches Agenturklima mit vielen Formaten für den teamübergreifenden Austausch in Deutschland und der ganzen Welt
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln
• Flexible Arbeitszeitenregelung
• Regelmäßig interne Workshops & Trainings
• Unbegrenzten Zugang zu LinkedIn Learning
• Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten Shopping-Partnern
• 28 Tage Urlaub im Jahr sowie zusätzlich Heiligabend und Silvester frei
• Die freie Nutzung der Headspace-App und unserer externen Mitarbeiterberatung (EAP)

DEINE AUFGABEN:

• Erste Anlaufstelle für alle Kolleg:innen, Besucher:innen und Lieferant:innen Unterstützung der Standortleitung und des Teams bei der administrativen Abwicklung aller standortbezogenen Abläufe
• Organisation und Vorbereitung von Terminen Eigenständiges planen und umsetzen von kleineren Projekten (Kunden- und Agenturveranstaltungen)
• Verantwortung für alle klassischen Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben (Reisebuchungen, Telefonzentrale, Poststelle, Bestellungen)
• Unterstützung der Teams bei Finanz- und Abrechnungsprozessen via SAP Fiori
• Onboarding neuer Mitarbeitenden

DAMIT PUNKTEST DU BEI UNS:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation aus Dienstleistungsbranchen wie Agenturen oder auch Hotellerie, Event oder Messe.
• Erste Berufserfahrungen im Office Management
• Positives Auftreten und Kommunikationsstärke
• Person mit „Macher-Mentalität"
• Ausgeprägte Teamorientierung
• Serviceorientierung und hohe Verbindlichkeit gegenüber Kunden und Kolleg:innen
• Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Deutsch und Englisch sehr sicher in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS-Office

DU BIST BEREIT DURCHZUSTARTEN?

Dann bist du bei uns genau richtig! Los geht’s! Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Du hast noch Fragen? Dann rufe mich gerne direkt unter +49 89 38017973 an. Ich bin Paulina, deine Ansprechpartnerin.

UNSER PROFIL:

Wir sind eine der weltweit führenden Kommunikationsagenturen mit Niederlassungen in über 80 Ländern. In Deutschland arbeiten 160 Kolleg:innen in unseren vier Büros in Berlin, Frankfurt, Köln und München übergreifend in agilen Teams zusammen. Unser zentraler Anspruch ist es unsere Kund:innen an den Schnittstellen von Wirtschaft, Gesellschaft und Politik umfassend zu beraten. Deshalb bieten wir ihnen je nach Problemstellung und Herausforderung individuell zusammengestellte Teams aus unseren Kompetenz- und Skill-Clustern. Inhaltliche und thematische Expertisen liegen in den Segmenten Unternehmenskommunikation, Public Affairs, interne Kommunikation, Healthcare- und Consumer-Health-Kommunikation, Tech- und B2B-Kommunikation, Consumer Electronics, Food, Entertainment und Telekommunikation. Einen Schwerpunkt setzen wir auf die Beratung im Bereich Nachhaltigkeit. Der Erfolg der Agentur spiegelt sich in zahlreichen nationalen und internationalen Auszeichnungen wieder, darunter Ad Age Agency A-List (2020), PRovoke Global Agency of the Decade (2020), Internationaler Deutscher PR Preis (2019).

Wir verpflichten uns zur Gleichberechtigung aller Mitarbeitenden und sorgen für ein diskriminierungs- und belästigungsfreies Arbeitsumfeld. Alle Einstellungsentscheidungen sind durch die Stellenanforderungen, die individuellen Qualifikationen und den geschäftlichen Bedarf begründet. Alle entsprechend qualifizierten Bewerber:innen werden ungeachtet ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer nationalen Herkunft oder einer Behinderung gleichermaßen für eine Anstellung berücksichtigt.

#LI-PD1