Mitarbeiter*in (w/m/d) im Sekretariat Präsidialbüro

☞ University of Applied Sciences Potsdam

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Giorno di aggiornamento: 07-10-2024

Località: Brandenburg Potsdam

Categoria: Stampa / Editoria Marketing / PR

Industria: Higher Education

Posizione: Entry level

Tipo di lavoro: Full-time

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Contenuto del lavoro

Die Fachhochschule Potsdam (FHP) hat sich seit ihrer Gründung im Jahr 1991 zu einer praxisnahen Akteurin in der Wissenschaftslandschaft der Region entwickelt. Die Hochschule bietet ein vielseitiges Studienangebot in den Fachbereichen Sozial- und Bildungswissenschaften, STADT | BAU | KULTUR, Bauingenieurwesen, Design sowie Informationswissenschaften. Mit ca. 160 Mitarbeitenden und 220 Lehrenden begleiten wir zurzeit rund 3.600 Studierende in mehr als 30 Bachelor- und Masterstudiengängen mit beruflich nachhaltigen Perspektiven. Unsere Stärken sind überschaubare Strukturen, kleine Seminargruppen, innovative digitale Lehrangebote, Praxisorientierung, Interdisziplinarität und enge Beziehungen zu Partner*innen aus der Region sowie dem In- und Ausland.

An der Fachhochschule Potsdam wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Mitarbeiter*in (w/m/d) im Sekretariat Präsidialbüro Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TV-L Kennziffer 38/2022

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Wochenstunden gesucht. Die Arbeitszeit muss aus organisatorischen Gründen von 08.00 Uhr bis 13.00 Uhr abgesichert werden.

Die Position ist vorerst befristet für die Dauer von zwei Jahren. Eine Entfristung ist möglich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen leistungsstarken Sekretär*in für die Übernahme von Sekretariats- und Sachbearbeitungsaufgaben für die gesamte Hochschulleitung.

Ihre Aufgaben
  • Allgemeines organisatorisches Office-Management, Büroorganisation und Ablage
  • Terminkoordination und -überwachung
  • Vorbereitung, Begleitung, Protokoll und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen
  • Erledigung der postalischen und elektronischen Korrespondenz
  • Hintergrundrecherchen und schriftliche Aufbereitung für Vorlagen, Reden und Publikationen
  • Erstellung von Materialien (Präsentationen, Tabellen etc.)
  • Organisation von Dienstreisen inkl. Reisekostenabrechnung
  • Betreuung und Bewirtung von Gästen
  • Wahrnehmung von Vertretungsaufgaben innerhalb des Teams im Präsidialbüro sowie für die Senatsgeschäftsstelle
  • Mitarbeit in Verwaltungsprojekten
Ihr Profil
  • abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder einen vergleichbaren für die Büroassistenz geeigneten Ausbildungsberuf
  • mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, gern im Bildungsbereich, vorzugsweise Hochschule / Wissenschaftseinrichtung
  • freundlicher und serviceorientierter Umgang
  • sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache (Wort und Schrift); Englischkenntnisse wünschenswert
  • ausgeprägte Affinität für digitale Prozesse
  • sehr gute IT-Kenntnisse (Office) sowie sichere Beherrschung von Web-basierten Anwendungen
  • hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt sowie gutes Organisationsgeschick
  • Kenntnisse im Projektmanagement wünschenswert
Wir bieten
  • eine familienfreundliche Hochschule mit Angeboten für eine tragfähige Balance von Arbeiten, Lehren, Forschen, Studieren und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle mit eigenverantwortlichen Gestaltungsspielraum
  • Angebote im Rahmen Gesundheitsmanagement
  • Zuschuss für ein VBB-Firmenticket
  • Zusätzliche Altersvorsorge über die VBL
  • Angebote der fachlichen Aus- und Weiterbildung
  • Unterstützung Ihrer Promotion durch Angliederung an das Institut für angewandte Forschung (IAF) der FH Potsdam
Hinweise zur Bewerbung

Weitere Informationen zur Fachhochschule Potsdam finden Sie im Internet unter

Wir wünschen uns, dass unsere Hochschule die Vielfalt der Gesellschaft widerspiegelt und setzen uns für Chancengleichheit und die gleichberechtigte Teilhabe am Arbeitsleben ein.

In allen Bereichen streben wir eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Deshalb fordern wir qualifizierte Bewerberinnen auf, sich zu bewerben und werden Frauen in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigen.

Wir laden ausdrücklich Personen mit Migrationshintergrund zur Bewerbung ein und freuen uns auch auf Bewerbungen aus dem Ausland. Zudem haben wir uns zum Ziel gesetzt, den Anteil von Menschen mit Beeinträchtigung zu erhöhen und Barrierefreiheit im Arbeitsleben zu fördern. Bitte weisen Sie auf eine Beeinträchtigung bereits in Ihrem Bewerbungsschreiben hin. Bei gleicher Eignung werden wir Menschen mit Beeinträchtigung bevorzugt berücksichtigen.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse) bis zum 26.08.2022 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal () einreichen.
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Scadenza: 21-11-2024

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