Assistenz der Stabsstellenleitung 64 / Mobilität und Klimaschutz und Dezernatsleitung IV

Die
StädteRegion Aachen
sucht
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
für die
S 64/ Mobilität und Klimaschutz und das Dezernat IV,
eine
Assistenz der Stabsstellen- und Dezernatsleitung.

Es handelt sich um eine unbefristet zu besetzende Vollzeitstelle, welche nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7/ A 8 LBesG NRW bewertet ist. Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der jeweiligen persönlichen Voraussetzungen. Die Stelle ist teilbar, sofern eine ganztägige Besetzung des Arbeitsplatzes gewährleistet ist. Dienstort ist die Stadt Aachen.

Aufgabenschwerpunkte:

Gemeinsame Bürokoordinationstätigkeiten für die Dezernatsleitung IV und die Stabsstellenleitung 64/ Mobilität und Klimaschutz:

• Terminkoordination und Terminmanagement einschließlich evtl. Reservierungen (Dienstwagen, Besprechungsraum etc.)
• Koordination/ Überwachung der Wiedervorlage
• allgemeine Büroorganisation, Telefondienst
• Ablage (Papier/ digital)
• Weiterleitung von E-Mails, die die Stabsstelle 64/ Mobilität und Klimaschutz betreffen
• Verwaltung und Aktualisierungen von allgemeinen Vordrucken
• Materialbeschaffung
• Empfang von Besucher_innen
• Reisekostenabrechnung
• Verwaltung der Jobtickets
• Stärkemeldung/ Zeitexpert_in
• Rechnungsbearbeitung/ Rechnungsworkflow
• stellvertretende Assistenz der Dezernatsleitung IV

Sachbearbeitung in der Stabsstelle 64/ Mobilität und Klimaschutz:

• Koordinierung des Beteiligungsverfahrens für Stellungnahmen der StädteRegion Aachen als Träger öffentlicher Belange in Planverfahren; sowohl verwaltungsweit als auch stabsstellenintern
• Initiierung des Beteiligungsprozesses
• Durchführung der Beteiligungen incl. Terminüberwachung
• Unterschriftsreife Zusammenführung aller hausinternen Stellungnahmen zu einer Gesamtstellungnahme der StädteRegion Aachen
• Versand und Archivierung der Stellungnahmen
• Anwendung des EDV-Fachprogramms (enaio) für die Durchführung der Koordinationsverfahren
• stellvertretende Schriftführung im Ausschuss für Umwelt, Klima und Mobilität der StädteRegion Aachen

Anforderungen:

• abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
  oder
• Abgeschlossene Ausbildung zur_zum Notarfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Justizfachangestellten und der Bereitschaft, den Basislehrgang zu besuchen
  oder
• alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die nicht über eine der vorgenannten Ausbildungen verfügen, jedoch erfolgreich eine mindestens dreijährige Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf abgeschlossen haben und über nachweisliche Berufserfahrung in einem Sekretariat, Vorzimmer o. ä. verfügen und bereit sind, den Basislehrgang zu besuchen
• Führerscheinklasse 3 / B
• Verschwiegenheit und Loyalität
• gute Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten
• Freundlichkeit und Freude am Umgang mit Menschen und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• ausgeprägte Arbeitssorgfalt, Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Eigeninitiative in der Aufgabenerledigung, Fähigkeit zur Prioritätensetzung
• hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Flexibilität
• gutes Ausdrucksvermögen in Schrift und Sprache
• versierter Umgang mit moderner Bürokommunikationstechnik (v.a. Word, Excel, Power Point, Outlook)
• interkulturelle Kompetenz

Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Gleitende Arbeitszeiten, ein eigener Betriebskindergarten, ein Familienservice, Corporate Benefits, das kostengünstige Jobticket sowie ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten prägen die Arbeit der über 2.500 Mitarbeitenden, die sich um das Wohl von insgesamt etwa 563.000 Menschen kümmern.

Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Behinderte Menschen werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte onlinebis zum 25.03.2024und fügen Ihrer schriftlichen Bewerbung Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlose Tätigkeitsnachweise bei.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen innerhalb der Ausschreibungsfrist der zuständige Stabsstellenleiter, Herr Wentz (Tel. 0241/ 5198 - 2670), gerne zur Verfügung.

Städteregionsrat der StädteRegion Aachen
A 10 – Zentrale Dienste
Kennwort: S 64 - 51
52090 Aachen

Sollten Sie Bewerbungsunterlagen postalisch zusenden und eine spätere Rücksendung wünschen, werden Sie gebeten, einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Ohne diesen kann eine Rücksendung aus Gründen der Kostenersparnis nicht erfolgen. Es wird zugesagt, dass die nicht zurückgesandten Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.