Verwaltungsangestellte (m/w/d)

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Am Institut für Biochemie und Pathobiochemie, Lehrstuhl Molekulare Zellbiologie (Leitung Prof. Dr. Konstanze F. Winklhofer), ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet die Stelle einer/s

Verwaltungsangestellten (m/w/d) für das Sekretariat in Vollzeit (100%)

zu besetzen.

Sie sind verantwortlich für die selbstständige Abwicklung aller anfallenden Verwaltungsangelegenheiten. Hierzu gehören insbesondere:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs in Deutsch und Englisch, Telefon- und Email-Verkehr, Postbearbeitung, Termin- und Fristenverwaltung, Schlüsselverwaltung, Koordination Reinigungsdienst, Ansprechpartner für Techniker, Besucherempfang)
• Eigenständige Gestaltung, Erstellung und Aktualisierung von Webseiten, Grafiken und Skripten für Vorlesungen, Seminare und Praktika
• Haushalt- und Beschaffungsangelegenheiten (Führung und Überwachung der Haushaltskonten, Abrechnung von Dienstreisen, Rechnungsbearbeitung, Beschaffungsvorgänge, Inventarisierung)
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Vorbereitung von Einstellungs- und Verlängerungsanträgen, Abwesenheitsverwaltung, Terminüberwachung, Mitwirkungen bei Stellenausschreibungen und Personalplanung)
• Selbstständiges administrativ-finanzielles Management von Drittmittelprojekten in enger Zusammenarbeit mit den Wissenschaftler*innen (Mitarbeit bei Projektanträgen, eigenständige Überwachung, Abwicklung, Abrechnung, Ein- bzw. Zuteilung der Mittel, eigenständige Entwicklung von Finanzübersichten bzw. -planungen)
• Organisation von Veranstaltungen (Symposien, Workshops, Vorträge, Tagungen): Räumlichkeiten, Catering, Einladung, Teilnehmerliste, Unterbringung der Gäste, Werbung, Abrechnung
• Tätigkeiten der akademischen Selbstverwaltung: Dokumentation der Lehrveranstaltungen, Seminarpläne, Teilnehmerlisten
• Online-Verwaltung von Studien- und Prüfungsleistungen, Ansprechpartner für Studierende und Bearbeitung der Anfragen

Anforderungsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst
• umfassende Kenntnisse in Sekretariatsorganisation und Verwaltungsaufgaben
• sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (MS-Office, Endnote, Mozilla Thunderbird, Adobe Illustrator)
• sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Finanz- u. Haushaltswesen
• praktische Erfahrungen im Drittmittelprojektmanagement
• strukturierte, selbstständige und zuverlässige Wahrnehmung der Aufgaben, Eigeninitiative, Teamfähigkeit und kooperativer Arbeitsstil
• Exzellente Deutsch- und sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch sind Institutssprachen)
• Kenntnisse von Verwaltungsstrukturen und -prozessen im Hochschulbereich sind von Vorteil
• Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten

Wir bieten:

• eine Beschäftigung an einer der größten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands
• eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem interdisziplinären, forschungsstarken Team mit internationalen Kooperationen und Gastwissenschaftlern
• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• die Möglichkeit der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung durch Fortbildungen
• Bezahlung und sonstige Sozialleistungen nach TV-L

Die Eingruppierung erfolgt beim Vorliegen der persönlichen bzw. tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8, TV-L.

Wir freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen, die Sie

bitte ausschließlich per E-Mail und im PDF-Format als eine Gesamtdatei (max. 5 MB) bis zum 15. November 2021 an joerg.tatzelt@rub.desenden.

Aufgrund der aktuellen Lage in der Corona-Krise können Ihre Rückfragen sowie die Bewerbungsgespräche auch über audio-visuelle Medien (z.B. Zoom) geführt werden.

Fahrt- und Übernachtungskosten im Rahmen von Vorstellungsgesprächen können leider nicht erstattet werden.

Wir wollen an der Ruhr-Universität Bochum besonders die Karrieren von Frauen in den Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, fördern und freuen uns daher sehr über Bewerberinnen. Auch die Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und gleichgestellter Bewerber*innen sind herzlich willkommen.

https://www.ruhr-uni-bochum.de/de/informationen-zur-erhebung-personenbezogener-daten