Sekretär im Vorzimmer des Bürgermeisters/ des Büroleiters (m/w/d)

☞ Stadtverwaltung Wittlich

Vue: 200

Jour de mise à jour: 07-10-2024

Localisation: Wittlich Rhineland-Palatinate

Catégorie: Administratif / Commis / Assistant Direction Officier Mode / Style de vie

Industrie:

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le contenu du travail

Bei der Stadtverwaltung Wittlich ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle

im Vorzimmer des Bürgermeisters/ des Büroleiters (m/w/d).

unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:
  • Unterstützung und Vertretung der Vorzimmerassistenz
  • Gremienmanagement der Ortsbeiräte mit der Software MoreRubin
  • Überwachung und Abrechnung der Ortsvorsteherbudgets
  • Datenpflege im Rats- und Informationssystem
  • Beschlusskontrollen der Gremien
  • Datenverwaltung bestehender Kontaktdaten
  • Terminorganisation, Organisation von Video- oder Telefonkonferenzen
  • Organisation von Dienstreisen
  • Koordination und Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
  • Protokollführung
  • Organisation von Veranstaltungen (z. B. Volkstrauertag, Jubiläumsveranstaltungen usw.)
  • Aktenführung/-ablage und Archivierung mit DMS-System CC-ECM
  • Abteilungsinterne Vertretungen nach Weisung des Büroleiters
Sie bringen folgende persönliche Voraussetzungen mit:
  • eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. I. Angestelltenprüfung, zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder/und eine qualifizierte Sekretariatsausbildung
  • Fremdsprachenkenntnisse in Englisch und Französisch sind von Vorteil
  • Berufserfahrung im Sekretariat ist wünschenswert
  • sicheres und gewandtes Auftreten und gutes Ausdrucksvermögen
  • gute Kommunikationsfähigkeit
  • Loyalität, Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
  • ausgeprägtes Organisationstalent
  • Flexibilität in der Zeitplanung
  • sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
  • wünschenswert sind Kenntnisse in der Fachanwendung MoreRubin
Die Stadtverwaltung Wittlich verfügt über eine flexible Arbeitszeitregelung und bietet mit dieser ausgeschriebenen Stelle eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Tätigkeit. Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD). Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 8 TVöD einschließlich der regelmäßigen Tariferhöhungen sowie einer Jahressonderzahlung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zum Erhalt eines Leistungsentgeltes. Wir sind daran interessiert, gut ausgebildetes Personal einzusetzen und bieten entsprechende Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen an.

Bewerber*innen mit Schwerbehinderteneigenschaft bzw. Gleichstellung, werden bei gleicher Qualifikation und Eignung besonders berücksichtigt.

Bitte senden Sie uns Ihre aussagefähige Bewerbung bevorzugt über unser Online-Bewerbungsportal unter www.wittlich.de. Bewerbungsfrist ist der 17. September 2021.

Für Rückfragen steht Ihnen Wolfgang Lauer von der Personalabteilung der Stadtverwaltung Wittlich
(Tel.: 06571/17-1020) zur Verfügung.
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Date limite: 21-11-2024

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