Office Management / Team-Assistenz (m/w/d)

le contenu du travail

Über uns
Seit der Gründung von Alpha Industries im Jahr 1959 und der Erfindung der ersten originalen Bomberjacke, steht die Marke seither für hohe Qualität, Toughness und Selbstbewusstsein. Unser progressiver und nachhaltiger Ansatz spiegelt sich dabei in all unseren Geschäftsbereichen wider. Alpha Industries hat sich als Ziel gesetzt, jedem Menschen in der Luft und am Boden zur Seite zu stehen und langlebige Alltagskleidung mit grenzenlosem Potenzial zu schaffen. Aber wir sind mehr als das: Dich erwartet bei uns ein offenes, herzliches Team, dass sich gegenseitig unterstützt und neue Ideen fördert.

Aktuell sind wir ein Team von 56 Mitarbeiter*innen in den Bereichen Accounting, Sales, HR, Fashion Design, Marketing, Logistik, E-Commerce, Customer Service B2B, Customer Service D2C und Planning & Analytics.

Wir bei ALPHA INDUSTRIES bieten Chancengleichheit für alle Bewerber, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, nationaler Herkunft, Geschlecht, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, sexueller Orientierung oder Alter. Jogginghose oder Hemd? Tattoo oder Piercing? Fashionista oder Autofreak? Sei einfach Du selbst! Du hast es verdient, Dich bei uns wohl zu fühlen - jeden Tag!

Stelle
Für unser Headquarter in Neu-Isenburg suchen wir Dich als Office Management / Team-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit für 25-30 Stunden.

Wenn Du Lust hast auf ein dynamisches Umfeld, Du gemeinsam mit uns wachsen und Dich weiterentwickeln möchtest, offen und flexibel für Veränderungen bist, dann suchen wir genau Dich!

Das erwartet Dich in Deiner Rolle:

Du bist erste Anlaufstelle für die Geschäftsführung sowie die gesamte Alpha-Squad in allen administrativen und organisatorischen Belangen und wichtige Schnittstelle zwischen den Abteilungen. Als gute Seele und empathische, aufgeschlossene, humorvolle und freundliche Persönlichkeit mit Rundumblick, gestaltest Du die Arbeitsatmosphäre für alle so angenehm wie möglich.

Deine Aufgaben

• Fuhrpark-Management: Du bist zentraler Ansprechpartner und Schnittstelle zwischen unserem Leasing-Partner und Mitarbeiter*innen, Du verwaltest unseren Fuhrpark, pflegst die Dokumentation zu den jeweiligen Dienstwagen, nimmst Kfz-Schäden auf und stehst dazu mit unserer Versicherung im Austausch. Darüber hinaus kümmerst Du Dich um die Verwaltung unserer E-Ladestationen und beantragst bei Bedarf Tankkarten
• Procurement: Du übernimmst den gesamten Einkauf von Bedarfsmaterial (z. B. Büromaterial, Reinigungsmittel, IT-Equipment, Möbel, etc.) und verwaltest dieses
• Showroom-Management: Du bist erster Ansprechpartner für unsere Sales Manager, wenn z. B. Büromaterial, Möbel oder sonstiges Equipment für die Showrooms bestellt werden muss, oder du koordinierst Dienstleister, weil Reparaturen anfallen, etc.
• IT-Schnittstelle: Du bist die Schnittstelle zu unserem externen IT-Dienstleister. Mit diesem stehst Du im Austausch, wenn es interne IT-Probleme, -Fragen oder -Projekte gibt
• Verwaltung der Hardware: Du verwaltest unsere gesamte Hardware wie Laptops, Mobiltelefone, Dockingstationen und weiteres IT-Equipment, kümmerst Dich um die Bestellung neuer Hardware, bist Ansprechpartner bei Beschädigungen/Austausch der Hardware und stehst dafür bei Bedarf in Kontakt mit unserem IT-Dienstleister und unserem Mobilfunkanbieter
• Unterstützung beim Onboarding: Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen, bei der Einrichtung neuer Arbeitsplätze, kümmerst Dich um die Ausstattung mit Schlüsseln und weist Mitarbeiter*innen in allgemeine Informationen zum Bürogebäude ein
• Koordination von Dienstleistern: Du fungierst als erster Ansprechpartner für externe Lieferanten, Dienstleister, Verkäufer etc.
• Koordination & Buchung von Dienstreisen: Im Bedarfsfall unterstützt und übernimmst Du die Buchung von Dienstreisen
• Interne Kommunikation: Du bist für die interne Kommunikation zuständig, kennst Dich mit Richtlinien aus, hältst diese immer up-to-date und verbesserst stetig interne Arbeitsabläufe
• Weitere Tätigkeiten: Du bist kreativ in der Neuaufsetzung einer Post- und Versandstelle und managst diese, unterstützt im Bedarfsfall bei externen Meetings, der Organisation von Firmen-Events sowie bei der Planung von Arbeitsplätzen und Umzügen

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, kaufmännischen Bereich, Gastronomie oder Hotellerie
• Offene und proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
• Ein hohes Maß an Kommunikationsstärke auf allen Hierarchie-Ebenen
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, lösungsorientiertes Denken, selbstständige Arbeitsweise sowie Durchsetzungs- und Durchhaltevermögen
• Absoluter Teamplayer und motiviert, an den täglichen Herausforderungen zu wachsen und mit uns durchzustarten
• Du denkst serviceorientiert und hast eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen und hast eine Affinität/ein Verständnis von MS-Office 365 und allgemeinen IT-Themen
• Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Warum wir?

• Unser modernes und großzügiges Büro mit eigenem Garten liegt in Neu-Isenburg, mit einer guten Verbindung von/nach Frankfurt
• Authentische Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
• Kurze Kommunikationswege, offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen.
• Bei uns kannst Du aktiv mitgestalten, Ideen einbringen und mit uns wachsen
• Du bekommst bei uns 30 Tage Urlaub
• Über unseren Versicherungspartner hast Du die Möglichkeit eine BAV abzuschließen und durch uns bezuschusst zu bekommen
• Du erhältst Mitarbeiterrabatte auf unsere Artikel im Onlineshop und profitierst von Personalverkäufen
• Erhalte mit Corporate Benefits Rabatte bei über 600 Unternehmen
• Du hast die Möglichkeit mit JobRad ein Fahrrad zu leasen
• Wir bezuschussen ein ÖPNV-Ticket oder die Kilometer, die Du mit PKW zu uns zurücklegst
• Einmal im Monat veranstalten wir in entspannter Atmosphäre ein Get-together für das gesamte Alpha Team und grillen oder kochen zusammen