Junior Manager/in Finance & Administration (m/w/d)

le contenu du travail

Einleitung

Die PPA-Gruppe ist marktführender Dienstleister in der D-A-CH Region für die spezialisierte und hochqualifizierte Beschaffung und Aufbereitung von Unternehmensdaten im Auftrag von Banken und Versicherungen. Dazu werden die Finanzinformationen und Nicht-Finanzinformationen aus unternehmensseitig bereitgestellten Dokumenten erfasst, ausgewertet und die Ergebnisse in einem speziell entwickelten Redaktionssystem festgehalten. Zusätzlich zur Zergliederung von Jahresabschlüssen gewinnt die Datenextraktion und Auswertung von Nachhaltigkeitsinformationen (ESG-Daten) immer mehr an Bedeutung. Aus den Daten werden hochwertige Analysegrundlagen erstellt und als elektronische Datensätze in die Bilanz- und Ratingsysteme unserer Kunden übertragen. Derzeit beschäftigt die PPA an zwei Standorten in Darmstadt und Zürich etwa 150 Mitarbeitenden. PPA ist ein Unternehmen der Acuity Knowledge Partners (Acuity), ein weltweit führender Anbieter von maßgeschneiderten Research-, Analyse- und Technologie-Lösungen für den Finanzdienstleistungssektor. Sein globales Netzwerk von über 6.000 Analysten und Branchenexperten, kombiniert mit innovativer Technologie, unterstützt mehr als 600 Finanzinstitute und Beratungsunternehmen dabei, in effizienten Prozessen faktenbasierte Entscheidungen zu treffen. Acuity hat seinen Hauptsitz in London und ist weltweit an 10 Standorten tätig.

Deine Aufgaben

Du bist auf der Suche nach einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Position, in der du deine organisatorischen und analytischen Fähigkeiten einbringen kannst? Als Junior Manager/in Finance & Administration (m/w/d) ist es deine Mission, unser Team in den verschiedensten Bereichen zu unterstützen und somit einen wichtigen Beitrag zum Erfolg unseres Unternehmens zu leisten. Du wirst ein breites Spektrum an Aufgaben übernehmen, von der Finanzbuchhaltung über das Controlling bis hin zur Personalverwaltung und dem Office Management. Dabei förderst du die Effizienz unserer Prozesse, unterstützt das Team in der täglichen Arbeit und hilfst, unsere internen Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Zusätzlich koordinierst Du die administrativen Abläufe mit der weltweit tätigen Acuity.

Deine Aufgaben

• Finanzbuchhaltung
• Debitorenbuchhaltung: Eigenverantwortliche Führung der Debitorenbuchhaltung, inklusive Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Abstimmung der offenen Posten. Pflege der Kundenstammdaten und Unterstützung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen.
• Kreditorenbuchhaltung: Unterstützung und Vertretung in der Kreditorenbuchhaltung. Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Durchführung des Zahlungsverkehrs und Abstimmung der Kreditorenkonten. Sicherstellung der fristgerechten Bezahlung und Optimierung der Prozesse.
• Budgetkontrolle & Berichterstattung: Überwachung der Budgeteinhaltung, regelmäßige Erstellung von Berichten und Analysen für das Management und für das Konzernreporting. Unterstützung bei der Budgetplanung und -überwachung sowie Identifizierung und Analyse von Abweichungen.
• Controlling
• Planung und Budgetierung: Unterstützung bei der Erstellung und Überwachung von Budgetplänen. Analyse und Interpretation der finanziellen Daten zur Vorbereitung von Budgetvorschlägen und Berichten. Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen im Haus und im Konzern, um deren Budgetanforderungen zu verstehen und zu integrieren.
• Prozessoptimierung: Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse und Systeme, um Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Identifizierung von Kosteneinsparungspotenzialen und Optimierung der Ressourcennutzung.
• Kosten- und Leistungsrechnung: Pflege von Kostenrechnungssystemen zur genauen Erfassung und Kontrolle der Kostenstrukturen. Durchführung von Kostenanalysen und Ermittlung von Einsparpotenzialen. Unterstützung bei der Kalkulation von Produkten und Dienstleistungen.
• Berichtswesen und Analyse: Regelmäßige Erstellung von Reports und Präsentationen für das Management. Durchführung von Ad-hoc-Analysen zur Beantwortung spezifischer Fragestellungen und zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen. Bereitstellung von aussagekräftigen Analysen und Empfehlungen zur Verbesserung der finanziellen Leistung.
• Personal
• Personalcontrolling: Durchführung von Personalcontrolling-Maßnahmen, Erstellung von Statistiken und Auswertungen zur Personalsituation. Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Betreuung der Mitarbeiter bei personalrelevanten Fragen.
• Personalmanagement: Unterstützung und Vertretung in der Personalverwaltung, inklusive Pflege der Personalakten, Durchführung von Einstellungsprozessen und Erstellung von Arbeitsverträgen. Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung und Verwaltung der Arbeitszeitkonten.
• Office Management
• Budgetverwaltung: Unterstützung bei der Planung und Überwachung des Budgets für das Office Management, inklusive Erstellung regelmäßiger Berichte über die Ausgaben.
• Büroorganisation: Unterstützung bei der Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Koordination der Besprechungsräume, um einen reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten.
• Kommunikation und Korrespondenz: Vertretung bei der Bearbeitung eingehender Anfragen und der Koordination der internen und externen Kommunikation.
• Reiseplanung und -organisation: Unterstützung bei der Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie bei der Reisekostenabrechnung.
• Dokumentenmanagement: Mithilfe bei der Organisation und Pflege der Ablage von wichtigen Dokumenten, sowohl in Papierform als auch digital.
  
  

Was Du mitbringst

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung mit überzeugenden Ergebnissen.
• Erste Erfahrungen im Finanz-, Personal- oder Office Management sind von Vorteil.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Herausforderungen mit Kreativität und Engagement zu begegnen.
• Die Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
• Organisatorisches Talent und eine proaktive Arbeitsweise.
• Routinierter Umgang mit Office-Softwarelösungen, insbesondere Microsoft Office/365.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, auf unterschiedliche Ansprechpartner einzugehen.
• Hohe Motivation und die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und Neues zu lernen.
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, auch unter Zeitdruck.
  
  

Was wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
• Ein Team, in dem Wertschätzung und offene Diskussionen gelebt werden und echte Zusammenarbeit an der Tagesordnung ist.
• Möglichkeit zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung und Homeoffice.
• Viele weitere großartige Benefits wie z.B. Kinderbetreuung, Firmenfitness, Teamevents und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Spannende mittel- und langfristige Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens und des weltweit tätigen Konzerns.
• Eine moderne Arbeitsumgebung mit neuesten Technologien und Tools.
• Regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche, um deine berufliche Weiterentwicklung zu unterstützen.
• Zugang zu einem umfangreichen Netzwerk von Fachleuten und Experten innerhalb des Unternehmens.
• Eine Unternehmenskultur, die Innovation und Kreativität fördert und deine Ideen wertschätzt.
  
  

So bewirbst Du Dich bei uns.

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