Assistenz des Kanzlers (w/m/d)

☞ Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF

Vue: 218

Jour de mise à jour: 07-10-2024

Localisation: Potsdam Brandenburg

Catégorie: Conseil / Service client Santé / soins médicaux Arts / Design Direction TV / Média / Journal Officier Mode / Style de vie À temps partiel

Industrie:

Type d’emploi: Vollzeit, Teilzeit

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le contenu du travail

Die Filmuniversität Babelsberg KONRAD WOLF ist ein lebendiger Ort der Kunst, der Forschung und der Lehre. Renommierte Fachleute aus Filmpraxis und Wissenschaft betreuen die Studierenden intensiv und individuell. An der einzigen deutschen Filmuniversität wird innovative Forschung mit, im und zu Film und anderen audiovisuellen Medien vorangetrieben. Die Hochschule ist ein weltoffener und diskriminierungsfreier Raum für kulturelle und gesellschaftliche Auseinandersetzung.

Im Bereich des Kanzlers und des Präsidialbüros der Filmuniversität bieten wir Ihnen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit als

Assistenz des Kanzlers (w/m/d)
(Vollzeit 40h - Teilzeit möglich, bis Entgeltgruppe 6 TV-L)

Ihre Aufgaben als administrative und organisatorische Unterstützung des Kanzlers sind u.a.

  • Bearbeitung Ein- und Ausgangspost digital und analog
  • Koordination sowie organisatorische Vor- und Nachbereiten von Terminen
  • Recherchearbeiten, Pflege laufender Vorgänge/ Wiedervorlage/ Registraturarbeiten (digital, analog)
  • Kontaktpflege (CRM-System)
  • Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz und Kommunikation
  • Erstellen von Präsentationen sowie redaktionelle Arbeiten
  • Dienstreiseplanung und –abrechnung; Dienstantrittsmeldungen, Krank- und Gesundmeldungen, Verwalten der Arbeitszeitnachweise und Urlaubsanträge im Kanzlerbereich
  • Durchführung bereichsinterner Beschaffungen (z.B. Büromaterial, Dienstleistungen)
  • Raumverwaltung für zwei Räume
  • Projektorganisation und -koordination des innerbetrieblichen Gesundheitsmanagements
  • Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen der Filmuniversität, Projektmitarbeit
  • Enge Zusammenarbeit mit den Gremien und Fachabteilungen der Universität
Ihr Profil:
Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Büromanagement und Sekretariats- oder Assistenzbereich - vorzugsweise in einer öffentlichen (Hochschul-)Verwaltung sowie:

  • Effizienter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie Bereitschaft, sich mit IT-basierten Organisations- und Terminplanungstools zu befassen und diese zu bedienen
  • Gute Kenntnisse der Verwaltungsabläufe sowie Verwaltungsvorschriften der öffentlichen (Hochschul-)Verwaltung
  • Fähigkeit zu sorgfältigem und selbstständigem Arbeiten sowie zu guter systematischer Arbeitsorganisation und Verantwortungsbewusstsein
  • Sehr gute Ausdrucksweise (Wort und Schrift) in Deutsch und Englisch
  • Kommunikations- und Kontaktfähigkeit
  • Freude an der Arbeit im Team und ein positives Dienstleistungsverständnis
  • Durchsetzungsvermögen und Kreativität, Organisationstalent
  • Zuverlässigkeit, hohe Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Flexibilität
  • Überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft sowie Bereitschaft zur Weiterqualifikation
Wir bieten:
einen Arbeitsvertrag an einer familienfreundlichen Hochschule,

  • eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes einschließlich zusätzlicher Altersversorgung,
  • einen modern und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz mit flexiblen Arbeitszeitmodellen,
  • die Möglichkeit zur Inanspruchnahme eines Firmentickets,
  • eine individuelle und optimale Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung durch Angebote zur Fort- und Weiterbildung,
  • die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Angeboten im Rahmen eines Gesundheitsmanagements.
Sonstige Hinweise:
Die Filmuniversität schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Im Sinne des § 7 Absatz 4 BbgHG werden bei gleicher Eignung Männer sowie schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen aus dem Ausland, von Personen mit Migrationshintergrund und Bewerber*innen mit familiären Betreuungsaufgaben sind ausdrücklich erwünscht.
Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin.

Bewerbungsunterlagen:
Ihre aussagefähige Bewerbung mit:
  • Motivationsschreiben
  • Lebenslauf (mit Anschrift und Tel.-Nr.)
  • Zeugnisse über Schul-, Ausbildungs- und ggf. Studienabschlüsse
  • Tätigkeitsnachweise sowie
  • Arbeitszeugnisse von den vorherigen und ggf. ein Zwischenzeugnis vom jetzigen Arbeitgeber
richten Sie bitte bis zum 22.09.2021 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal!
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Date limite: 21-11-2024

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