Office & Operations Assistant

Contenido de trabajo

Wir erweitern derzeit unser internationales Team und suchen einen Office & Operations Assistant, der das Rückgrat unseres operativen Geschäfts bildet, administrative Prozesse effizient gestaltet und das Team bei der Umsetzung technischer Projekte unterstützt.

Aufgaben

ADMINISTRATIVE AUFGABEN & OFFICE ASSISTANCE

• Allgemeine Büroverwaltung: Verantwortung für das reibungslose Funktionieren des Büros, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial, der Überwachung von Büroausstattung und -technik sowie der Pflege der Arbeitsumgebung.
• Dokumentenverwaltung: Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, einschließlich der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und deren Weiterleitung an die Buchhaltung und das Steuerbüro. Digitalisierung von Dokumenten und Uploads in relevante Systeme.
• Rechnungsbearbeitung und Zahlungsmanagement: Bearbeitung aller eingehenden

Rechnungen (Überprüfung, Upload, Weiterleitung an das Steuerbüro) und Abgleich mit
Kontoauszügen. Tägliche Überprüfung von Banktransaktionen.

• Reiseplanung und -buchung: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen für das Team, einschließlich der Verwaltung von Reiseabrechnungen und der damit verbundenen Kostenkontrolle.
• Postbearbeitung: Verwaltung des täglichen Posteingangs (physisch und elektronisch), Scannen und Weiterleiten von relevanten Dokumenten an die Buchhaltung.
• Büroorganisation und Einkauf: Organisation von Reparaturen und technischen Updates im Büro, Bestellung von Getränken und Büromaterial sowie Kosteneffizienz durch Preisvergleiche bei Dienstleistungen (z.B. Internet, Reinigung).
• Eventmanagement & Team-Building: Organisation von Teamevents und Incentives zur

Förderung des Teamgeists. Einkauf und Verteilung von Geburtstagsgeschenken,
Willkommensgeschenken und Onboarding-Boxen für neue Mitarbeiter

FINANZEN & HR-ASSISTENZ

• Lohn- und Gehaltsvorbereitung: Enge Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und

externen Anbietern zur Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen sowie Verwaltung von
Arbeitsverträgen, Terminationsprozessen und Änderungen.

• Unterstützung im HR-Bereich: Unterstützung des HR-Teams bei der Erstellung von

Stellenanzeigen, Verträgen und der Terminierung von Vorstellungsgesprächen.

• Onboarding & Offboarding: Verwaltung des gesamten Onboarding-Prozesses, von der Bestellung der Hardware über die Einrichtung von Zugängen bis hin zur Eingliederung neuer Mitarbeiter in das Team. Koordination des Offboarding-Prozesses bei Ausscheidungen von Mitarbeitern.
• Austausch mit dem Steuerberater & externen Anbietern: Ständiger Austausch mit Rechts und Steuerberatern zur Sicherstellung der Einhaltung aller Arbeitsrecht- und

Steuerregelungen. Verwaltung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten in
Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.

OPERATIVE UNTERSTÜTZUNG & TOOL-IMPLEMENTIERUNG

• Technische Affinität & Prozessoptimierung: Unterstützung bei der Implementierung und Verwaltung einer digitalen Tool-Landschaft (Trello, Airtable, Confluence etc.), um die Effizienz der administrativen und operativen Prozesse zu steigern. Sicherstellung, dass alle Systeme reibungslos funktionieren und Schulungen bei Bedarf durchgeführt werden.
• Datenpflege & -überwachung: Pflege und Aktualisierung wichtiger Listen, einschließlich der Verwaltung von Hardware für Mitarbeiter, Passwörtern, Parkkarten, Lizenzen und Telefonen.
• Projektunterstützung: Mitarbeit an internen Projekten zur Prozessoptimierung und

Automatisierung von administrativen Abläufen. Unterstützung des Operations-Teams bei der Verwaltung technischer Systeme und der Entwicklung effizienter Workflows.

• Schnittstelle zu anderen Teams: Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um

sicherzustellen, dass operative und administrative Prozesse nahtlos ineinandergreifen.
Unterstützung bei der Implementierung neuer Tools und Systeme, um die Arbeit im Team zu erleichtern.

Qualifikation

• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Operations

Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle. Erfahrung im Umgang mit HR- und Finanzprozessen ist von Vorteil.

• Organisationstalent: Ausgeprägtes Organisationsvermögen, um mehrere Projekte und

Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren und termingerecht abzuschließen.

• Kommunikationsstärke: Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, um effizient mit

internen Teams, externen Dienstleistern und Partnern zu interagieren.

• Technische Affinität: Erfahrung mit digitalen Tools (z.B. Trello, Airtable, Confluence) und die Fähigkeit, neue Tools schnell zu erlernen und Schulungen durchzuführen. Ein gutes Verständnis von Prozessoptimierung und Automatisierung ist wünschenswert.
• Detailorientierung: Sorgfältiges Arbeiten und ein Auge für Details, insbesondere bei der Verwaltung von Rechnungen, Dokumenten und Spesenabrechnungen.
• HR- und Finanzkenntnisse: Grundkenntnisse im Bereich der Personalverwaltung

(Onboarding, Vertragsmanagement) und in der Finanzbuchhaltung sind erforderlich.

• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Gesundheits- und Altersvorsorge: Attraktive Sozialleistungen zur Sicherstellung deiner gesundheitlichen und finanziellen Zukunft.
• Flexible Arbeitsmodelle: Möglichkeit, hybrid zu arbeiten, mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Teamevents und Weiterbildung: Regelmäßige Teamevents, Schulungen und

Weiterbildungsangebote, um deine Fähigkeiten stetig zu verbessern.

• Office-Extras: Kostenlose Snacks, Getränke, Kaffee & Tee für einen angenehmen

Arbeitsalltag.

• Karrieremöglichkeiten: Vielfältige Entwicklungschancen in einem wachsenden und

dynamischen Unternehmen.

• Work-Life-Balance: 29 Tage Jahresurlaub plus Feiertage.

Du arbeitest in einer wachsenden und spannenden Branche mit großen Marken und großartigen
Menschen. Wir pflegen eine offene Kommunikationskultur auf Augenhöhe, bieten kontinuierliche
Weiterbildung und organisieren regelmäßig großartige After-Work-Events. Wenn Du ein
Organisationstalent mit technischer Affinität bist und gerne in einem dynamischen und
technologiegetriebenen Umfeld arbeitest, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!