Office Managerin (m/w/d)

Über uns

Ihre beruflichen Ziele und Wünsche an Ihren neuen Arbeitgeber stehen im Mittelpunkt unserer Personalberatung. Wir ziehen mit Ihnen und unserem Auftraggeber an einem Strang und arbeiten gemeinsam an einem zügigen Rekrutierungsprozess: außer am Wochenende erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden eine konkrete Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung, innerhalb einer Woche führen wir bei einem guten Matching gemeinsame Gespräche.

Sie wollen als Office Manager:in Teil des Teams werden? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Rufen Sie mich zur Klärung erster Fragen auch gern an. Personalberatung fängt bei uns mit Zuhören an!

Über den Auftraggeber

Unser Auftraggeber ist ein seit Jahrzehnten erfolgreiches, familiengeführtes mittelständisches Unternehmen. Sie erhalten im Headoffice in der Hamburger City die Chance, das zentrale Office Management zu übernehmen und gewährleisten so einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Das kleine Team qualifizierter und motivierter Kolleg:innen unterstützt 10 operative Tochterfirmen im In- und Ausland, die mit über 350 Mitarbeitern im Handel und der Produktion tätig sind. Als Office Manager:in mit der Position im Empfang sind Sie der Dreh- und Angelpunkt des gesamten Unternehmens.

Ihre Aufgaben:

• Office Management für die an einem gemeinsamen Standort ansässigen Hamburger Gesellschaften
• Unterstützung der Teams im operativen Tagesgeschäft, d.h. zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Belange der Geschäftsführer und Mitarbeiter
• Betreuung der Telefonzentrale
• Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost inkl. Rechnungsprüfung und Abrechnung von Belegen
• Eigenverantwortliche Übernahme verschiedener organisatorischer Verwaltungsaufgaben wie z.B. zentraler Einkauf/Materialbestellungen
• Besucherempfang/-bewirtung und Veranstaltungsorganisation
• Vorlagen-Gestaltung für Printsachen (Visitenkarten, Briefpapier, Flyer, Werbematerialien etc.)
• Erstellung, Aktualisierung und Verteilung von Arbeitsübersichten und Richtlinien wie z. B. Organigramm, Telefonlisten, Übersicht Holding Team, IT-Richtlinie, DSGVO
• Zuständigkeit für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (u.a. Check der relevanten ärztlichen Prüfungen, Arbeitsschutz-Richtlinie etc. mit Betriebsarzt und ASA Beauftragtem)
• Unterstützung beim Dokumentenmanagement und der Dokumentenarchivierung
• Unterstützung bei Reisen, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnungen/Travelmanagement
• Schnittstelle zur Hausverwaltung, Haustechnik und lokalen Behörden

Ihr Know-how:

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büroorganisation oder vergleichbar
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position, z. B. als Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung, am Empfang oder in der Veranstaltungsorganisation
• Sie sind ein Organisationstalent, das alle anfallenden Themen und Aufgaben gewissenhaft erledigt und im Blick behält
• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise aus, sind aber gleichzeitig auch ein:e Teamplayer:in
• Sie verfügen über ausgeprägte kommunikative und rhetorische Fähigkeiten – sowohl mündlich als auch schriftlich
• Vertraulichkeit und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Durchsetzungsvermögen und Verbindlichkeit zeichnen Sie aus
• Sie beherrschen alle gängigen MS Office-Anwendungen und sind IT-affin

Ihre Benefits:

• Ein vielfältiges Aufgabengebiet mit eigenverantwortlich zu betreuenden Tätigkeitsfeldern
• Eine feste Anstellung mit dem Ziel einer langfristigen Zusammenarbeit
• Eine Vergütung ab 45.000 €, 30 Tage Urlaub und bei Bedarf ein HVV-Ticket
• Angebote zur beruflichen Fort- und Weiterbildung
• Flache Hierarchien
• Der Arbeitsort ist zentral in Hamburg gelegen und gut mit dem ÖPNV erreichbar.

Ansprechpartnerin

Susanne Wischnewski

Geschäftsführung

T: +49 40 533028711

wischnewski@kardeel-consulting.de

Kardeel Consulting GmbH

Mönckebergstraße 19

20095 Hamburg