Dekanatssekretärin / Dekanatssekretär (m/w/d)

In der Fakultät für Gesundheitswissenschaftenist die folgende Position zu besetzen:

Dekanatssekretär*in (m/w/d)

Kennziffer: Tech22975; Start nächstmöglich; Teilzeit 50 %; Vergütung nach E6 TV-L; unbefristet

Das Dekanatssekretariat stellt eine Schnittstelle in der Fakultätsverwaltung zwischen Fakultäts- und Verwaltungsleitung, Sekretariaten und Mitarbeiter*innen der Fakultät sowie der zentralen Universitätsverwaltung dar. Die dort wahrzunehmenden Aufgaben sind gleichermaßen vielfältig, interessant und herausfordernd.

Ihre Aufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (60 %), u.a.:
  • Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang
  • Belegungsplanung der Besprechungsräume der Fakultät
  • Erledigung der Korrespondenz sowie Auskunftserteilung (Auskunftserteilung teilweise auch in Englisch)
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Fakultätsveranstaltungen (Einladungen, Raumreservierung, Catering, etc.)
  • Schlüsselverwaltung der Büroräume
  • Führen der Urlaubs- und Abwesenheitskartei
• Hilfskraftangelegenheiten (Einstellung, Weiterbeschäftigungen, etc.) (25 %)
• Vor- und Aufbereitung von Verwaltungsvorgängen des Dekanats; organisatorische und aktenseitige Vorbereitung von Terminen, überwiegend für den*die Dekan*in; Systematisieren, Organisieren und Verwalten der Ordnerstruktur/Aktenablage, sowohl in Papierform als auch elektronisch (5 %)
• Schreibarbeiten in Deutsch und Englisch (5 %)
• Pflege der Homepageeinträge (5 %)
  

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kaufmann*frau für Büromanagement, Industriekaufmann*frau)
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• Souveränität in der Organisation eines modernen Sekretariats
• Freude am Umgang mit unterschiedlichen Personen inner- und außerhalb der Fakultät
• situationsangemessene und zielgruppengerechte Kommunikation
• selbständige, sehr strukturierte, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise
• Motivation, sich aufgeschlossen und engagiert den wechselnden Anforderungen - gelegentlich auch unter Zeitdruck - zu stellen
• Freude, sich an zentraler Stelle der Fakultät in ein eng zusammenarbeitendes Team einzugliedern und dort aktiv am guten Gelingen der vielgestaltigen Arbeit mitzuwirken
  

Das wünschen wir uns:

• Berufserfahrungen mit Sekretariats- oder Assistenzaufgaben
• Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
  

Unser Angebot

• Vergütung nach E6 TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten, etc.)
  

Interessiert?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/2237/dekanatssekretaer-in-m-w-d?page_lang=de . Alternativ ist eine Übersendung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer Tech22975 per Post an die angegebene Adresse möglich.

Kontakt

• Eleonora Wagner
• 0521 106-4379
• eleonora.wagner@uni-bielefeld.de

Anschrift

Universität Bielefeld
Fakultät für Gesundheitswissenschaften
Eleonora Wagner
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht. An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.