Sekretär/in / Sachbearbeiter/in (w/m/d) - Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik - Fachgebiet Nachrichtentechnik - Kennziffer 115/2023

☞ Technische Universität Ilmenau

Aussicht: 130

Update Tag: 18-10-2024

Ort: Ilmenau Thuringia

Kategorie: Verwaltung / Büro / Assistent

Industrie: Internet Publishing

Position: Entry level

Jobtyp: Full-time

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Jobinhalt

Umfang: Teilzeit 50%

Befristung: unbefristet

Vergütung: EG 6 TV-L

Beginn: baldmöglichst

In der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik im Fachgebiet Nachrichtentechnik der Technischen Universität Ilmenau ist ab sofort eine Stelle als

# Sekretär/in / Sachbearbeiter/in (w/m/d)

zu besetzen.

Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Aufgabengebiete:
  • Erledigung administrativer und organisatorischer Sekretariatsaufgaben in deutscher und englischer Sprache (u. a. Terminkoordination, Schriftverkehr und Postbearbeitung, E-Mail Korrespondenz, effizientes Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Betreuung des Publikumsverkehrs, der Projektpartner und Gäste)
  • Unterstützung des Fachgebietsleiters bei der Budgetverwaltung, bei der Abwicklung von Forschungsanträgen und bei Beschaffungsvorgängen
  • Organisation und Vor- und Nachbereitung von Fachgebietsberatungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen (Terminabstimmungen innerhalb und außerhalb der Fakultät, Formulierung und Versand von Einladungen, Zuarbeiten) in Absprache mit Teilnehmern, z. T. fremdsprachig (englisch)
  • Unterstützung des Fachgebietes bei der Lehr-, Prüfungs- und Semesterplanung in Abstimmung mit anderen Stellen der Fakultät und Universität (u. a. Bearbeitung studentischer Anfragen, Organisation von Prüfungsterminen, Übermittlung von Prüfungsergebnissen, Pflege der Modulhandbücher)
  • Betreuung der Webseiten des Fachgebietes
  • Zuarbeiten für das Berichtswesen der Fakultäts- und Universitätsleitung

Ihr Profil

Für die Teilnahme am Auswahlverfahren wird vorausgesetzt:
  • Sie verfügen über eine 3-jährige abgeschlossene Berufsausbildung zur/m Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellte/n für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder einer vergleichbaren Qualifikation.

Darüber hinaus sind wünschenswert:
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (Microsoft Office, Exchange, Sharepoint, TYPO3) und sind aufgeschlossen gegenüber technischen Neuerungen in der Bürokommunikation.
  • Sie sind versiert in allen Sekretariatsaufgaben, sind sehr gut organisiert und arbeiten strukturiert, selbständig und zuverlässig.
  • Sie sind engagiert und teamfähig, arbeiten eigenverantwortlich und gewissenhaft und verfügen über eine verbindliche Kommunikationsweise.
  • Idealerweise verfügen Sie über Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung.
  • Sie haben Erfahrung mit multikulturellen internationalen Teams.
  • Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Sprache und verfügen über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Bitte weisen Sie die in der Stellenausschreibung geforderten Qualifikationen an Hand von Urkunden sowie Zeugnissen nach.

Die Stelle ist nicht teilbar.

Was wir Ihnen bieten:
  • attraktive tarifliche Vergütung (lt. TV-L) inkl. der Gewährung einer Jahressonderzahlung
  • Urlaubsanspruch von 30 Tagen im Kalenderjahr und zusätzliche freie Tage am 24./ 31.12.
  • flexibles Arbeitszeitmodell
  • VBL - Altersvorsorge im öffentlichen Dienst

Von individueller Förderung mit vielseitigen Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zu einer Vielzahl von Angeboten zum Thema Gesundheit und Freizeitgestaltung erwartet Sie an der TU Ilmenau ein wertschätzendes Arbeitsumfeld einer renommierten Universität. Über ein attraktives, familienfreundliches Arbeitszeitmodell hinaus profitieren Sie von Vorteilen wie die Nutzung der Mensen des Studierendenwerks Thüringen, sowie Teilnahme an den verschiedenen attraktiven Sportangeboten des Universitätssportzentrums.

Die TU Ilmenau steht auf den Gebieten Technik, Mathematik und Naturwissenschaft, Wirtschaft und Medien für Lehre und Forschung auf höchstem Niveau. Sie legt besonderen Wert auf innovative Lehre und Interdisziplinarität. Sie identifiziert sich mit den Humboldtschen Idealen und verfolgt die Vision einer weltoffenen Campus-Familie.

Die Technische Universität Ilmenau ist Träger des TOTAL E-Quality-Prädikats. Sie fordert Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte haben bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation Vorrang bei der Einstellung.

Die TU Ilmenau verfügt über flexible Arbeitszeitmodelle.

Kennziffer: 115/2023

Bewerbungsfrist: 20.08.2023

Für weitere Informationen steht Ihnen Herr Prof. Martin Haardt, Tel. 03677 69 2613 gerne zur Verfügung.

Technische Universität Ilmenau | Dezernat für Personal und Recht | Postfach 10 05 65 | 98684 Ilmenau

Impressum
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Frist: 02-12-2024

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