Abteilungsassistenz (m/w/d) im Technologietransfer

☞ CISPA – Helmholtz-Zentrum für...

Aussicht: 164

Update Tag: 18-10-2024

Ort: Saarbrücken Saarland

Kategorie: Verwaltung / Büro / Assistent Teilzeit

Industrie:

Jobtyp: Teilzeit, Befristeter Vertrag

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Jobinhalt

Saarbrücken , Deutschland

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

Sie unterstützen die Abteilungsleitungen im Technologietransfer und alle Mitarbeiter:innen der jeweiligen Teams bei folgenden administrativen und operativen Aufgaben.

  • Verantwortungsvolle Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben für die Abteilungsleitungen im Technologietransfer sowie Unterstützung der jeweiligen Teams


  • Allgemeine Büroorganisation (u. a. Terminorganisation, -koordination, -vor- und -nachbereitung, Formularbearbeitung, Prozessdokumentationen, Kalenderführung)


  • Unterstützung und Koordination bei Ad-hoc-Themen für die Abteilungsleitung


  • Strukturierung, Aktualisierung und Erweiterung der digitalen Ablage


  • Organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen der Abteilungsleitungen


  • Statistische Auswertungen, Datenverarbeitung, Erstellung von Berichten, Stellungnahmen und Präsentationen jeweils mit vergaberechtlicher Relevanz für die Abteilungsleitung


  • Fristüberwachungen


  • Unterstützung der Teams und der Abteilungsleitungen im Tagesgeschäft, insbesondere bei Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

Ihr Anforderungsprofil

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder gleichartige Qualifikation

  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzposition

  • Kommunikative und organisationsstarke Persönlichkeit

  • Absolute Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und eine sympathische Ausstrahlung

  • Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen zur Darlegung komplexer Sachverhalte sowie Dienstleistungskompetenz

  • Hohe Motivation, strukturierte Arbeitsweise sowie kundenorientierte Umgangsformen

  • Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens grundlegende Englischkenntnisse (B1)

  • Routinierter Umgang mit der MS-Office-Palette auch über die Grundfunktionalitäten hinaus sowie ein sehr ausgeprägtes Organisationstalent

  • Gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sowie Teamgeist und Eigeninitiative

  • Verlässlicher Blick für Qualität und Kernbotschaften

Was wir bieten

Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet. Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet und bietet im Anschluss die Möglichkeit auf Entfristung. Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der Qualifikation und Aufgabenübertragung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser Onboarding and Social Activities Team.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Maximilian Wolf gerne per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.

Sämtliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihrer Angaben im Bewerbungsverfahren und Ihre Datenschutzrechte finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

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Frist: 02-12-2024

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