Assistenz Office Management, Events & People (w/m/d)

☞ lab25 GmbH

View: 146

Update day: 06-10-2024

Location: Münster North Rhine-Westphalia

Category: Administrative / Clerical / Assistant Part-time

Industry:

Job type: Teilzeit, Festanstellung

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Job content

Deine Rolle & Aufgaben
  • Du kümmerst dich bei lab25 eigenverantwortlich um diverse Themen aus den Bereichen Office Management & People und unterstützt sowohl die Geschäftsführung als auch das gesamte Team in organisatorischen und administrativen Aufgaben.
  • Du erledigst allgemeine Bürotätigkeiten wie das Annehmen und Weiterleiten von Anrufen, das Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost, die selbständige Erledigung von Korrespondenz und der Verwaltung bzw. Bestellung des Büromaterials oder die strukturierte, digitale (und wo immer nötig auch analoge) Ablage von Dokumenten und Belegen.
  • Du bist zuständig für den Empfang von Besucher*innen sowie die Vorbereitung und Begleitung von Meetings und Workshops bei uns im lab.
  • Du unterstützt das Team bei Koordinierungen von Terminen mit Kunden sowie bei der Vor- und Nachbereitung von Events.
  • Du bist die zentrale Anlaufstelle für unsere Hausverwaltung, das Facility Management sowie unser Reinigungsunternehmen.
  • Du koordinierst alle Bürolieferungen, und verwaltest zuverlässig und eigenverantwortlich das hierfür verfügbare Budget.
  • Du führst Kostenanalysen/-optimierungen durch und gewährleistest insgesamt die Einhaltung von Qualitätsstandards insbesondere auch hinsichtlich Nachhaltigkeitsthemen.
  • Du unterstützt den HR-Bereich im laufenden Tagesgeschäft von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeugnis. Hierzu zählen auch Themen wie Bewerber*innenmanagement oder On-/Offboarding von neuen Kolleg*innen im Rahmen unseres digital-gestützten HR-Prozesses.
  • Als vertrauenswürdige Ansprechperson bist du für alle Kolleg*innen erste Anlaufstelle bei allgemeinen sowie HR-spezifischen Fragen.
  • Bei all deinen Aufgaben hast du immer unsere Kultur und Werte im Blick.
Dein Profil
  • Du zeichnest dich durch dein großes Engagement und durch Deine selbständige Arbeitsweise aus und bist ein Organisationstalent.
  • Absolute Integrität und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.
  • Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit einem kommunikativen Schwerpunkt.
  • Du hast idealerweise bereits als Office Manager*in oder Assistent*in gearbeitet und bringst entsprechende Berufserfahrung mit, aber auch Quereinstiegen stehen wir offen gegenüber.
  • Du bist flexibel, kreativ sowie pragmatisch und dabei immer offen für Neues. Teamfähigkeit wird bei dir großgeschrieben.
  • Gängige Office-Anwendungen beherrschst du sicher und zeigst Interesse, dich in weitere Tools und Systeme einzuarbeiten.
  • Deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit ausgezeichneten mündlichen und schriftlichen Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch, dein sicheres Auftreten und deine empathische Persönlichkeit runden dein Profil ab.
Was wir dir bieten
  • Du profitierst von unserem erfahrenen und multidisziplinären Team mit flachen Hierarchien und familienfreundlichem Arbeitsumfeld.
  • Drei Kernzutaten für unseren gemeinsamen Erfolg: Zuverlässigkeit, Verantwortung und Ermutigung.
  • Auf dich wartet ein toller Arbeitsplatz in unserem modernen Open Space Office auf dem [whyit] | Campus im Norden von Münster mit Möglichkeiten zur Remote-Arbeit (wenngleich insbesondere für diese Stelle die Office-Präsenz schon sehr relevant ist).
  • Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket: Gehalt, Benefits, Arbeitsgerät Deiner Wahl (z.B. MacBook).
Über uns
lab25 ist ein unabhängiger Corporate Innovation Builder mit Sitz in Münster, Deutschland. Gemeinsam mit Branchenexperten und Unternehmern entwickeln und validieren unsere interdisziplinären Teams methodengetrieben wertstiftende digitale Produkte & innovative Geschäftsmodelle.
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Deadline: 20-11-2024

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